A administração de condomínios traz consigo inúmeras atribuições e responsabilidades. Para entender se os resultados das suas ações e estratégias estão sendo, de fato, efetivos, é importante saber como medir essa performance. E, para uma análise mais precisa e organizada, nada melhor do que utilizar as métricas de gestão condominial.
A finalidade de fazer essa avaliação mais aprofundada é garantir o equilíbrio e a qualidade das práticas adotadas pela gestão, além de assegurar a tranquilidade e a satisfação dos condôminos.
Mas, se você ainda não acompanha esses índices ou não sabe o que é isso, não se preocupe! Neste artigo, vamos te explicar o que são e como aplicar e acompanhar as métricas de gestão condominial. Vamos descobrir?
O que são as métricas de gestão condominial
As métricas de gestão condominial são dados que determinam a eficácia da execução de uma atividade, contribuindo para que o gestor entenda o que está funcionando ou não no seu trabalho. Isso inclui o rendimento da equipe de colaboradores, o aproveitamento dos equipamentos do edifício, os fluxos das operações e outros pontos fundamentais.
Essas ferramentas permitem mensurar, monitorar e avaliar suas ações e estratégias de forma simples, clara e objetiva.
Dessa forma, fica mais fácil acompanhar e garantir mais assertividade aos processos, contemplar as necessidades dos condôminos, avaliar a condução das atividades e demandas e, ainda, embasar as tomadas de decisão dos gestores.
Como estabelecer as métricas de gestão condominial
Assim como cada condomínio é único, a forma de administrá-lo e suas necessidades também têm particularidades. Por isso, caso o gestor ainda não tenha adotado essa forma de avaliar o desempenho de suas ações, é importante avaliar as prioridades do empreendimento para, então, definir as métricas de gestão condominial.
Por exemplo, se o seu condomínio tem um índice alto de inadimplência, adotar a mensuração desses dados é fundamental para criar estratégias realmente eficientes para mudar essa realidade. Se o desafio são as manutenções de equipamentos, é interessante acompanhar de perto a taxa de recorrência de defeitos, bem como o tempo de resposta de atendimento à abertura de chamado e prazo de resolução do problema.
Listar esses pontos permite estabelecer métricas mais adequadas e assertivas à realidade de cada empreendimento e é o primeiro passo para definir os indicadores que deverão ser acompanhados para medir a qualidade dos serviços executados no condomínio.
Principais métricas de gestão condominial
Para orientar a definição de métricas de gestão condominial, conheça os indicadores mais utilizados:
Indicadores de inadimplência
Controlar os índices de inadimplência no condomínio é uma das principais formas de manter o fluxo de caixa saudável, já que a falta ou o atraso no pagamento das cotas condominiais impacta diretamente na gestão financeira e traz uma série de prejuízos.
Para fazer esse acompanhamento, o gestor pode elaborar uma planilha de cálculo de inadimplência no condomínio. E, a partir desses dados, planejar ações mais efetivas para combater o problema.
Com a inadimplência sob controle, a gestão tem muito mais liberdade financeira para cumprir os compromissos financeiros do condomínio e, ainda, planejar obras e melhorias que gerem valor para o empreendimento e qualidade de vida para os condôminos.
É o caso de adotar uma estratégia que garante o caixa do empreendimento, por exemplo, como a Receita Garantida CondoConta. Quando o síndico opta por contratar essa solução, ele assegura que todo mês, pontualmente em uma data pré-acordada em contrato, o valor total referente às cotas condominiais estará disponível na conta do condomínio.
Além de ficar livre dos transtornos ocasionados pela inadimplência ou impontualidade, o gestor também terceiriza a cobrança dos condôminos inadimplentes e todas as questões legais relacionadas, que são assumidas pela equipe do banco, de forma profissional e humanizada.
Por isso, acompanhar os indicadores de inadimplência é uma das métricas de gestão condominial que deve estar no topo da sua lista. Acesse esse conteúdo e saiba como elaborar a planilha de cálculo de inadimplência do condomínio.
Indicadores de desempenho da equipe de colaboradores
Avaliar o desempenho dos colaboradores do condomínio permite que o gestor acompanhe de perto o desenvolvimento das atividades, antecipe ações para resolver dificuldades e possa engajar o time para alcançar resultados positivos.
Além disso, o gestor pode planejar estratégias que estimulem a produtividade da sua equipe, como oferecer um bônus para os funcionários que atingem as metas, identificar gargalos no dia a dia do time e fornecer feedbacks detalhados aos colaboradores.
Veja alguns itens que podem fazer parte da sua análise:
- Qualidade no atendimento aos condôminos;
- Número de faltas;
- Frequência de atrasos;
- Metas atingidas;
- Nível de qualidade na realização das tarefas;
- Relacionamento com os colegas.
Com as métricas de gestão condominial, também fica mais fácil otimizar a folha de pagamento e elaborar estratégias para a retenção de talentos.
Indicadores de satisfação dos condôminos
Uma das métricas de gestão condominial mais importantes é medir o nível de satisfação dos condôminos.
Quando a sua gestão utiliza um aplicativo para administrar os chamados dos condôminos fica mais fácil obter dados e informações para analisar esse aspecto, já que você consegue acompanhar tanto o número de novos pedidos de atendimento, quanto o prazo de resposta e o tempo dedicado para a resolução dessas questões.
Avaliar esses pedidos também permite que a sua gestão visualize quais são os principais pontos de atenção no condomínio e planeje ações mais eficazes para aprimorá-los.
Indicadores de fluxo de caixa saudável
Dentre as métricas de gestão condominial, também é fundamental analisar a saúde financeira do condomínio. Para isso, nada melhor do que registrar o fluxo de caixa e acompanhar todas as movimentações.
Ter esse controle possibilita fazer uma gestão mais consciente, identificar aumento nos custos, rever gastos supérfluos ou muito altos, identificar a possibilidade de novos investimentos e, ainda, acompanhar e buscar soluções para controlar a inadimplência.
Para conferir mais segurança e precisão ao processo, o fluxo de caixa pode ser feito em uma planilha, em um software de gestão e também através do Demonstrativo Financeiro CondoConta, que facilita esse controle e ainda automatiza a prestação de contas.
Afinal, basta abrir a conta do seu condomínio, realizar os pagamentos dos boletos, sem tarifas ou custos adicionais, classificar a despesa e fotografar a nota fiscal. Feito isso, as despesas constarão em tempo real no Demonstrativo Financeiro do CondoConta, bem como as imagens das notas fiscais anexadas. Sempre que precisar, o síndico tem em mãos a prestação de contas completa.
Além disso, os condôminos conseguem acompanhar todas as informações de receitas e despesas pelo CondoConta Condômino, aplicativo exclusivo para trazer ainda mais transparência e facilidades para a gestão condominial.
Indicadores de manutenções prediais
Como você sabe, vistoriar a estrutura do condomínio e seguir o calendário de manutenções preventivas é essencial para garantir a proteção dos condôminos e evitar a necessidade de consertos maiores e com custos mais altos.
Você pode fazer esse controle de forma manual ou utilizar ferramentas disponíveis na internet. Basta marcar no calendário cada vez que uma inspeção for realizada, com a data da próxima vistoria. Assim, você consegue organizar todas as ações e, para não esquecer de nenhuma data, pode programar alertas.
Essa também é uma das métricas de gestão condominial mais importantes para acompanhamento, já que envolve a segurança de todos os que vivem ou trabalham no condomínio. Ao registrar as manutenções, você consegue obter dados reais sobre:
- Quantidade de manutenções preventivas e corretivas;
- Tempo de resolução de chamados;
- Cumprimento de prazos;
- Vida útil e qualidade dos equipamentos;
- Nível de segurança oferecido aos usuários;
Esses são apenas alguns exemplos de métricas de gestão condominial que você pode utilizar no seu condomínio para acompanhar as ações realizadas, comparar os resultados e verificar se tudo está de acordo com o que foi planejado.
Os indicadores também são essenciais para guiar a sua tomada de decisão e corrigir problemas e falhas. Afinal, alcançar a excelência na gestão condominial significa mais saúde financeira, segurança e valorização para o condomínio, além de satisfação, qualidade de vida e bem-estar para os condôminos.
