Síndico: o bê-a-bá das responsabilidades

O que é responsabilidade do síndico? Quais as ferramentas e empresas que pode utilizar para alcançar cada uma delas?

O síndico de um condomínio possui inúmeras responsabilidades e para que sua gestão seja satisfatória, é preciso que conheça cada uma de suas obrigações.

Hoje existem síndicos profissionais (E PROPRIETÁRIOS) que estudam e conhecem muito bem seu trabalho. Contudo, administrar um condomínio nem sempre é uma tarefa fácil.

Mesmo assim, atualmente existe uma grande vantagem que é a tecnologia. A informatização ajudou muitos setores trazendo facilidades. Um grande exemplo é a facilidade ao pagar contas, além de uma melhor organização financeira para os síndicos e condomínios que optam por um software para planejamento do condomínio.

Sendo essa uma das maiores atribuições de um síndico, pois com um sistema financeiro ele sabe exatamente quem está em dia com o pagamento do condomínio.

Outra questão é que um síndico pode ser gestor tanto de condomínios residenciais como comerciais. Sendo que, estes locais que são mistos, ou seja, que possuem residências e comércios trazem particularidades de alinhamento de interesses, onde um está voltado para negócios e atendimento, e já o outro público de “clientes internos” (condôminos) está focado em lazer e moradia.

Claro que nesse caso, as responsabilidades são ainda maiores, mas com uma boa gestão e conhecendo as responsabilidades de um síndico, as tarefas podem ser executadas sem maiores dificuldades.

Ainda assim, existem outras responsabilidades da função, veja a seguir quais são e como devem ser organizadas para uma boa gestão.

Dicas:

(Tente escapar: de pagar tarifas e taxas bancárias, de receber a prestação de contas meses depois que o mês fechou e de não acompanhar ao vivo e 100% transparente os pagamentos e recebimentos do seu condomínio)

(Tente focar: administradora especializada em condomínios, que tenha principalmente tempo para fazer uma boa assessoria ao seu patrimônio, ferramentas digitais que automatizam sua gestão e reduzem custos, valorizar os imóveis de todos)

Saiba o que é responsabilidade do síndico

Conforme já mencionado acima, o síndico tem muitas responsabilidades ao assumir o cargo de gestor de condomínio. Agora, listamos as obrigações e atribuições mais importantes do síndico:

• Assembleias

Entre as funções do síndico está a responsabilidade de realizar assembleias sempre que precisar deliberar sobre determinado assunto.

Elas devem ser convocadas com antecedência, e seguir a Convenção Condominial e o regulamento interno do condomínio.

A boa notícia é que nos últimos meses, devido à pandemia, muitos condomínios residenciais e comerciais (principalmente) estão fazendo assembleias virtuais, aproveitando assim todos os benefícios que a era digital proporciona. Na grande maioria das vezes, as Assembleias virtuais têm se demonstrado mais seguras, eficientes, objetivas e com mais participação, democratizando o acesso às informações condominiais.

• Manutenção

As manutenções de um condomínio são deliberadas em assembleia, mas cabe ao síndico saber o momento certo das reformas. O condomínio, assim como um carro, é um “grande equipamento” gerido pelo síndico e sua administradora, tendo necessidades de manutenção preventiva e corretiva, com seus prazos a serem respeitados (elevadores, fachada, bombas, geradores, etc) para que o condomínio não perca as garantias, e claro, preservando a saúde estrutural de todo o condomínio.

Além disso, é essencial que o condomínio cuide bem do seus investimentos e mantenha um fundo de reserva para possíveis imprevistos, com investimento para resgate de forma ágil. 

Hoje existem boas plataformas que auxiliam o síndico no cumprimento das manutenções do dia a dia, e principalmente, seguindo as NBRs de responsabilidade da sindicância.

• Segurança

O síndico deve conhecer todos os locais do condomínio onde realiza a gestão e sinalizar adequadamente escadarias e elevadores, mostrando assim, sua preocupação com a segurança dos condôminos.

Assim como entender o perfil de risco do condomínio, levando em consideração o custo benefício de se ter uma Vigilância Humana, Portaria Remota ou até mesmo um sistema híbrido entre Vigilantes Humanos e tecnologia de Controle de Acesso.

• Regimento Interno

Em assembleia também é estabelecido um regimento interno e, cabe ao síndico, fazer com que as regras estabelecidas sejam cumpridas.

É claro que todos os condôminos podem e devem atuar nesse sentido, com o objetivo de manter a ordem e organização de todo o condomínio.

• Barulho e bem-estar dos condôminos

Com o regimento em mãos, cabe ao síndico verificar qualquer reclamação que foi descumprida no regimento, como, por exemplo, o estabelecimento de horário do silêncio, sendo esse uma das maiores reclamações de quem mora em condomínio.

Realmente é difícil e polêmico o tema relacionado com barulho, onde sugerimos que o síndico esteja sempre com testemunhas quando tiver de tomar alguma ação.

• Preservação e pequenos reparos

Assim como a manutenção que deve ser verificada e realizada caso haja necessidade, um síndico tem o dever de direcionar a equipe que trabalha no condomínio para preservar o ambiente.

Contudo, alguns pequenos reparos podem ser combinados com antecedência nas assembleias. Dessa forma, os moradores não sofrem com a falta de luz de um corredor, ou até mesmo a falta de água durante uma limpeza de rotina nas caixas d’água.

• Prestação de Serviços

Para serviços maiores, como, por exemplo, a pintura externa, o síndico tem o dever de apresentar orçamentos de prestadores de serviços e, em assembleia, decidirem o que traz mais benefício para todos os moradores.

• Contas em dia

Uma das maiores responsabilidades do síndico é manter as contas do condomínio em dia. Além disso, é interessante que ele tenha os recibos para a comprovação caso haja algum problema. Melhor ainda é se tiver 100% de transparência com prestação de contas ao vivo, direto da fonte financeira (conta do condomínio), evitando papel e questionamentos desnecessários.

• Limpeza de áreas comuns

Um síndico também observa se os funcionários contratados para a limpeza das áreas comuns estão realizando os serviços a contento. Afinal, é comum que uma empresa especializada nestes serviços seja contratada pelo condomínio para executar os serviços, ou até mesmo que o condomínio tenha funcionários próprios para essa demanda, devendo cada qual terem seus EPIs (Equipamento de Proteção Individual) para o trabalho.

• Cobranças, multas e advertências aos condôminos

Em hipótese alguma, o síndico deve constranger um condômino, devendo sempre seguir a Convenção Condominial e o Regimento Interno para tomada de decisões.

Por isso, o síndico é o responsável pela cobrança e a aplicação de multas aos condôminos inadimplentes (sugerimos sempre que colete a assinatura de testemunhas, como o conselho, em caso de multas e notificações). Porém, caso haja necessidade de resolver a questão na justiça, sugerimos que uma assembleia seja realizada, para ter um debate amplo sobre o assunto entre os condôminos, e claro, tomando uma decisão ao final.

• Fundo de Reserva, Seguro e dinheiro em caixa

A grande maioria das Convenções Condominiais estipulam que os condôminos realizem o pagamento de uma taxa conhecida como fundo reserva (em média, 10% do valor arrecadado mensalmente pelo condomínio), com ela é constituída e principalmente bem investida (segurança e rentabilidade), o condomínio possui mais segurança em realizar eventuais investimentos.

Além disso, os condomínios são obrigados por Lei a realizar a contratação do seguro obrigatório, devendo o síndico ter atenção na apólice escolhida, sendo que está deve refletir a devida cobertura para tal perfil de condomínio.

Todas as atribuições citadas são de obrigação e cuidado do síndico, mas hoje, ele pode contar com uma ajuda extra, como, por exemplo, no planejamento financeiro, veja a seguir.

Como o síndico pode ter um planejamento financeiro de alta qualidade

Durante muitos anos, e até os dias de hoje, os condomínios foram literalmente esquecidos pelo sistema financeiro brasileiro. É comum ver nos dias atuais a dificuldade que os condomínios e administradoras possuem para simplesmente abrir conta em bancos. São questionados pelo Contrato Social, enquadramento no simples, relatório de faturamento… Sendo que em condomínio nada disso existe. 

Nem como empresa e também não seria o mais correto determinar que uma conta de condomínio deve ter as mesmas condições de uma conta pessoa física, ou seja, essa visão “nublada” ainda permanece nos “bancões tradicionais”, impactando diretamente a vida do gestor condominial.

Como consequência, também não existiam bancos nem contas especiais para eles. E os condomínios precisavam (e alguns ainda pagam) pagar taxas e tarifas altíssimas para se ter uma experiência ruim. Já imaginou pagar R$ 9,00 por boleto num condomínio de 500 apartamentos? 

Contudo, a disrupção aconteceu. Com um time especialista em condomínios, outro time  especialista no mercado financeiro, e claro, um time de excelência em tecnologia, vendo a necessidade de um banco exclusivo e próprio para ajudar com a vida financeira condominial, nasceu o CondoConta. Com o seu forte lema, desde o primeiro dia: Transparência não tem preço, nem tarifas.

Com isso, o síndico e os condôminos têm à sua disposição uma conta 100% digital, gratuita e ilimitada. Contando ainda com uma Loja de soluções exclusivas para o mundo condominial. Esta, diferente dos bancos comuns, não tem burocracia, muito menos taxas desnecessárias. Além disso, o condomínio fica livre de taxas relacionadas a transferências, pagamentos e manutenção da conta, reduzindo custos e reinvestindo em seu patrimônio.

Por fim, todo o trâmite relacionado à gestão da conta do condomínio pode ser feito de um celular através de um aplicativo interativo, sem a necessidade de pegar filas em agências, porta giratória, assinar papéis e mais papéis, ter contas bloqueadas… a má experiência chegou ao fim.

Com um Banco exclusivo para condomínio, o síndico vai saber exatamente como sua prestação de contas está sendo feita (ao vivo), onde o recurso condominial está sendo alocado com sua devida classificação. Além disso, os comprovantes de pagamentos e as pastas  ficam guardadas de forma digital em nuvem, ou seja, menos papel e menos burocracia. Acessibilidade, aprovar contas de qualquer lugar do mundo, democratizar o acesso financeiro essa é a nova era condominial para administradoras, síndicos, conselheiros e condôminos.

Portanto, uma das atribuições de um síndico é ter transparência em tudo que é relacionado à gestão do condomínio e, com o banco digital exclusivo para condomínios, ele consegue realizar essa tarefa com excelência, e de quebra, reduzindo custos.

Qual é a melhor forma de organizar os pagamentos do condomínio?

Além das facilidades que um banco digital próprio para condomínios tem, a organização de um síndico é primordial na profissão.

Contudo, hoje, graças à informatização, existem alguns softwares que podem auxiliá-lo na missão de deixar todas as contas e trâmites do condomínio em dia.

E, se você não é adepto ao computador ou celular, está na hora de realizar um curso de informática e se atualizar neste ponto. Afinal, a meta é a desburocratização da gestão financeira.

Portanto, um computador pode salvar e te ajudar em algumas tarefas de organização que, quando você começar usar, vai entender ser a melhor opção, sendo essa uma das ferramentas que pode ajudar você.

Além disso, mesmo que você não tenha um software, com a informatização você pode resolver muitas das questões sobre o condomínio online.

Um síndico, assim como em outras áreas, precisa estar sempre se atualizando, nesse caso, cursos de administração e gestão são os mais indicados.

Estar sempre antenado e atualizado nas novidades relacionadas na gestão de um condomínio, como a criação de um banco especial para condomínios, faz com que o síndico execute seu trabalho com muito mais eficiência.