Melhores práticas para o grupo de whatsapp de condomínio

Que a tecnologia veio para facilitar a vida das pessoas, é inquestionável. Com tantas inovações e novidades, os meios de comunicação também evoluíram, aproximando e conectando indivíduos no mundo todo. Nos condomínios, não é diferente. Afinal, uma das formas mais assertivas de organizar o ambiente coletivo é propondo novos e eficientes canais de comunicação. O grupo de WhatsApp de condomínio pode ser uma excelente ideia, desde que bem estruturado.

A boa comunicação é capaz de trazer conciliação aos conflitos, acelerar processos e tomadas de decisão, aumentar os níveis de satisfação da comunidade e contribuir para a confiança e a transparência da gestão.

Por isso, hoje vamos trazer um pequeno manual de boas práticas para o grupo de WhatsApp de condomínio. Acompanhe a leitura!

A turma do zap

Já foi o tempo em que as mensagens instantâneas eram usadas apenas para conversas entre familiares e amigos. Com o avanço da tecnologia e, em especial, devido às condições impostas pela pandemia de coronavírus, como o isolamento social, o WhatsApp tornou-se fundamental também nos mais diferentes nichos de mercado e de negócios.

O Brasil é o segundo país no mundo em número de usuários no WhatsApp, com quase 120 milhões de contas. De acordo com dados do site Statista, 96% dos brasileiros usam o aplicativo como meio predileto para mandar mensagens.

Outro número que impressiona vem da pesquisa Panorama – Mensageria no Brasil, realizada em parceria entre a Mobile Time e a Opinion Box. O estudo diz respeito ao número de instalações do aplicativo em celulares brasileiros. Presente em 99% dos aparelhos e com amplo acesso diário, o WhatsApp é, definitivamente, a principal ferramenta de comunicação no país atualmente.

Dicas para a criação do grupo de WhatsApp de condomínio

Antes de ceder à empolgação e sair criando o grupo de WhatsApp de condomínio, é importante discutir o assunto com os condôminos em assembleia. Ali, também é a oportunidade ideal para definir outros pontos importantes, como:

Criação de regras claras de uso
Estabelecimento da finalidade e dos objetivos do grupo
Definição de quem participa do grupo (todos os condôminos ou um morador por unidade, por exemplo)
Dinâmicas de entrada e saída do grupo
Horários para contato
Entre outros

Lembre-se ainda que o WhatsApp não pode ser o canal oficial de comunicação com os condôminos. Ele é apenas uma ferramenta para auxiliar a gestão. Seu uso é indicado para passar informações rápidas e emergenciais, alertas, recados e lembretes.

A administração do grupo de WhatsApp de condomínio deve ser feita pelo síndico, que também pode optar pela criação de um grupo aberto ou restrito. Entenda as diferenças:

Grupo Aberto: todos os participantes podem visualizar e enviar mensagens. Para criá-lo, basta seguir o passo a passo:

Abra o WhatsApp e toque em Mais opções > Novo grupo. Se preferir, toque em Nova conversa > Novo grupo.
Pesquise ou selecione os contatos que você deseja adicionar ao grupo e, em seguida, toque na seta verde.
Insira o nome do grupo, que será visível para todos os participantes.
Para salvar, clique no ícone verde.

Grupo restrito: apenas os administradores do grupo têm permissão para enviar mensagens ou alterar informações. Veja como fazer:

Monte um grupo na forma tradicional.
Em seguida, adicione os participantes e nomeie o grupo.
Pressione ok e tudo está pronto até agora.
Escolha o “grupo de administradores”.
Para aplicar as restrições, vá até a opção Configurações do grupo > Editar informações do grupo > Enviar mensagens.
Selecione apenas os administradores.

Depois de tudo pronto, não esqueça de deixar as regras fixadas na descrição do grupo.

Como funciona o WhatsApp Business

Uma dica importante é a utilização do WhatsApp Business para o grupo de WhatsApp de condomínio, assim, evita-se a chuva de mensagens na conta pessoal do síndico.

A versão foi lançada oficialmente no Brasil em 2018 e está disponível para dispositivos Android e iOS de forma gratuita.

O WhatsApp Business traz uma interface semelhante ao aplicativo padrão e é tão simples de usar quanto, mas oferece melhorias e recursos que proporcionam mais qualidade no atendimento aos condôminos.

Os modelos de mensagem do WhatsApp Business servem para preparar suas respostas com antecedência. Veja exemplos:

Mensagem de saudação: será enviada automaticamente para os condôminos.
Horário delimitado de atendimento: caso o síndico esteja ausente ou ocupado, o condômino recebe uma mensagem automática personalizável, avisando sobre os limites de horário.
Respostas rápidas: para as perguntas enviadas com maior frequência.

Outra funcionalidade interessante é a criação de pastas específicas, organizadas por etiquetas, que permitem que as informações sejam encontradas com mais facilidade.

Regras importantes para o grupo de WhatsApp de condomínio

A definição das regras para o uso do grupo de WhatsApp de condomínio deve ser feita em conjunto com os condôminos, como dito anteriormente, de preferência em assembleia. Mas, para facilitar a determinação desse conjunto de normas, conheça algumas dicas importantes.

Foco

Para ser eficiente, é importante que o grupo de WhatsApp de condomínio tenha foco. A troca de mensagens, quando houver, deve ser restrita às comunicações relacionadas ao condomínio.

Fake news e correntes

Seguem a mesma linha do tópico anterior. Cada vez mais comuns, as fake news atrapalham a comunicação e dificultam o discernimento sobre o que é fato e o que é falso. Por isso, além de proibir a disseminação desse tipo de conteúdo no grupo de WhatsApp de condomínio, é importante orientar os condôminos a comprovar a veracidade das informações antes de repassá-las.

Objetividade

Seja sucinto nos seus comunicados. Diga apenas o que precisa ser do conhecimento de todos de forma clara e objetiva, sem espaço para dúvidas ou contradições.

Inadimplentes

Assim como o nome dos inadimplentes não deve ser mencionado em assembleias ou exposto em listas nas áreas comuns, por exemplo, o grupo de WhatsApp de condomínio também não é lugar para expor os condôminos a situações constrangedoras, antiéticas e até mesmo ilegais.

Fique atento, também, quanto à violação da intimidade e outras questões vexatórias, que podem levar a processos judiciais.

Problemas jurídicos com o grupo de WhatsApp de condomínio

Brigas, discussões acaloradas e troca de acusações no WhatsApp produzem provas que configuram danos morais, calúnia e difamação, com indenizações que podem chegar a valores altos, dependendo da ação e da gravidade do caso.

Além da possibilidade de serem visualizadas ou ouvidas por todos os participantes do grupo de WhatsApp de condomínio, essas ofensas são passíveis de propagação, caso alguém compartilhe com terceiros.

A responsabilidade pelo mau uso da ferramenta também pode envolver o administrador do grupo, aqueles que encaminham os conteúdos a terceiros e até mesmo a plataforma de mensagens.

Por isso, em caso de desentendimentos, o ideal é que o assunto seja tratado pessoalmente pelo síndico, preferencialmente de forma particular.

Listas de transmissão

Uma alternativa ao grupo de WhatsApp de condomínio é o uso de listas de transmissão. O recurso permite o envio de uma mesma mensagem padrão para vários contatos de uma só vez. Veja como criar: