Prestação de contas do condomínio: como ser mais transparente

Uma das tarefas mais importantes da rotina de síndicos e administradoras é a prestação de contas do condomínio. Afinal, trata-se de um documento que apresenta todas as despesas e receitas ao longo do ano, o que resulta em um retrato completo das movimentações financeiras realizadas durante a gestão. Por isso, a transparência é parte fundamental desse processo.

A prestação de contas do condomínio é a exposição de relatórios com informações sobre transações econômicas apresentadas dentro de um determinado período, incluindo dados detalhados sobre despesas, receitas, patrimônio líquido e bruto. A prática é mensal e sua apresentação anual é obrigatória, de acordo com o Art. 1348, VIII, do Código Civil. 

Esse balanço financeiro é divulgado na Assembleia Geral que, na maioria dos condomínios, costuma acontecer no início do ano. Isso porque a prestação de contas do condomínio é também uma ferramenta de previsão de gastos.

Como organizar a prestação de contas do condomínio?

Alguns itens são fundamentais para que a prestação de contas do condomínio seja eficiente e satisfatória. Os prazos e a documentação que comprova as despesas e receitas devem ser incluídos e divulgados. A gestão pode disponibilizar o documento em modelo físico ou online.

Confira o passo a passo para não errar na prestação de contas do condomínio:

1. Reúna a documentação necessária

Os documentos que o síndico normalmente precisa ter em mãos para fazer e apresentar a prestação de contas do condomínio são:

  • Certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, do condomínio, da administradora, das empresas terceirizadas.
  • AVCB e as cópias das NRs 5, 7 e 9, além do certificado de brigada de incêndio, pára-raios, RIA dos elevadores, seguro do prédio e dos funcionários.
  • Não se esqueça do atestado de dedetização, lavagem das caixas d’água e da última análise da potabilidade de água.
  • A pasta de prestação de contas pode ser composta por: demonstrativo de despesas, balanço contábil e documentação comprobatória de receitas e despesas.

2. Crie os relatórios

Depois de separados todos os documentos, é o momento de preparar os relatórios que serão apresentados e devem compor a prestação de contas do condomínio. São eles:

  • Relatório de orçamento;
  • Relatório de receitas;
  • Relatório de despesas;
  • Balancete;
  • Relação de inadimplência.

Fora isso, a administração deve apresentar quaisquer ocorrências e riscos que o condomínio possa estar atravessando, sempre primando pela transparência para que os condôminos entendam os motivos de possíveis gastos necessários e inusitados.

É o caso, por exemplo, de obras ou intervenções programadas, além de multas ou autuações que o condomínio tenha sofrido por parte de órgãos fiscalizadores e também da prefeitura, ou até mesmo processos judiciais.

3. Repasse os dados ao conselho fiscal

De forma complementar ao trabalho do síndico e da administradora, o conselho fiscal é que analisa o quadro de finanças do condomínio e recomenda ou não a aprovação das contas.

Vale lembrar que o conselho é composto por condôminos eleitos por votação nas assembleias (com a maioria do público presente). Os requisitos para candidatura devem constar na convenção.

O conselho deve estar a par da situação contábil do condomínio e contratar um serviço de auditoria sempre que houver suspeita de fraudes ou irregularidades.

4. Apresente a prestação de contas

Todos os condôminos devem receber um parecer detalhado do documento, com os devidos relatórios. Na hora da apresentação na assembleia, é importante que a gestão busque, ao máximo, facilitar o entendimento de todos.

É interessante apostar em uma apresentação mais objetiva, com exposição dos pontos centrais da prestação de contas do condomínio e o máximo possível de recursos visuais. Dessa forma, o síndico evita confusões sobre os dados informados e a reunião fica menos cansativa.

Depois da análise das despesas do último ano e da previsão orçamentária para os próximos 12 meses, é preciso que os condôminos reprovem ou aprovem parcialmente as movimentações financeiras, também por meio de votação.

Que tal automatizar a prestação de contas do condomínio?

O CondoConta facilita a vida do síndico na hora da prestação de contas do condomínio também. Quer saber como? O Demonstrativo Financeiro do App CondoConta automatiza todo o processo, simplificando e agilizando os procedimentos

Basta abrir a conta do seu condomínio, realizar os pagamentos dos boletos pelo app, sem taxas ou custos adicionais, classificar a despesa e fotografar a nota fiscal. 

Feito isso, as despesas constarão automaticamente no Demonstrativo Financeiro do CondoConta, bem como as imagens das notas fiscais anexadas. No primeiro minuto do mês seguinte o síndico já tem mãos a prestação de contas completa. Tanto os condôminos, quanto os conselheiros conseguem acompanhar todas as informações de receitas e despesas ao vivo pelo app, já que você tem a opção de moderar o acesso entre síndico, conselho, administradora e condôminos. 

Ao final do mês, você pode lembrar os conselheiros de validarem o demonstrativo no app ou imprimir e entregar uma versão física para eles (recomendamos o meio digital). Para a assinatura e aprovação do Conselho, basta imprimir a folha de aprovação, fotografar o documento dentro do próprio demonstrativo financeiro e marcá-lo como validado.  

Saiba mais sobre o CondoConta

Somos o CondoConta, o banco oficial dos condomínios brasileiros. Abra a conta do seu condomínio, sem custos e sem tarifas. Em menos de cinco minutos você começa a aproveitar todos os benefícios de um experiente, tecnológico e seguro banco condominial.

Agora você síndico, conselheiro, administradora, condômino ou sistema condominial, tem acesso ao coração financeiro CondoConta e conta com nosso apoio e experiência para organizar suas finanças em tempo real, incluindo caixa, arrecadação de cotas condominiais, inadimplência, despesas, impostos, entre outros. 

Vantagens de ser cliente CondoConta:

  • Conta exclusiva do condomínio ou administradora
  • Emita as cotas condominiais em lote sem qualquer tipo de custos
  • Realize ou agende pagamentos, transferências e tributos de forma ilimitada e gratuita
  • Acompanhe o demonstrativo financeiro detalhado e atualizado em tempo real
  • Aplique o fundo de reserva e outros fundos, com rendimento garantido 100% CDI
  • Acesse múltiplos condomínios e modere o acesso entre síndico, conselho, administradora e condôminos
  • Acesse relatórios detalhados de receitas e inadimplência

CondoShop: a loja preferida dos síndicos e administradoras

  • Receita Garantida: dinheiro na conta, todo mês. Inadimplência zero no seu condomínio
  • Financiamento condominial: crédito rápido para reformas, obras e melhorias 
  • Seguro obrigatório do condomínio sob medida, com as melhores cotações
  • Receba as cotas condominiais no cartão de crédito, seus condôminos podem parcelar em até 12x
  • Único banco digital em que você paga tributos sem código de barras
  • Zero custo de conta, sem letras pequenas
  • Segurança e experiência condominial

Transparência não tem preço, nem tarifas. 

Tem alguma dúvida? Nos chame no WhatsApp: (48) 9 9999-9818.

Gostou deste conteúdo? Para ler mais artigos como este, acesse o nosso blog.

X