Prestação de contas do condomínio: como ser mais transparente

Uma das tarefas mais importantes da rotina de síndicos e administradoras é a prestação de contas do condomínio. Afinal, trata-se de um documento que apresenta todas as despesas e receitas ao longo do ano, o que resulta em um retrato completo das movimentações financeiras realizadas durante a gestão. Por isso, a transparência é parte fundamental desse processo.

A prestação de contas do condomínio é a exposição de relatórios com informações sobre transações econômicas apresentadas dentro de um determinado período, incluindo dados detalhados sobre despesas, receitas, patrimônio líquido e bruto. A prática é mensal e sua apresentação anual é obrigatória, de acordo com o Art. 1348, VIII, do Código Civil.

Esse balanço financeiro é divulgado na Assembleia Geral que, na maioria dos condomínios, costuma acontecer no início do ano. Isso porque a prestação de contas do condomínio é também uma ferramenta de previsão de gastos.

Como organizar a prestação de contas do condomínio?

Alguns itens são fundamentais para que a prestação de contas do condomínio seja eficiente e satisfatória. Os prazos e a documentação que comprova as despesas e receitas devem ser incluídos e divulgados. A gestão pode disponibilizar o documento em modelo físico ou online.

Confira o passo a passo para não errar na prestação de contas do condomínio:

1. Reúna a documentação necessária

Os documentos que o síndico normalmente precisa ter em mãos para fazer e apresentar a prestação de contas do condomínio são:

Certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, do condomínio, da administradora, das empresas terceirizadas.
AVCB e as cópias das NRs 5, 7 e 9, além do certificado de brigada de incêndio, pára-raios, RIA dos elevadores, seguro do prédio e dos funcionários.
Não se esqueça do atestado de dedetização, lavagem das caixas d’água e da última análise da potabilidade de água.
A pasta de prestação de contas pode ser composta por: demonstrativo de despesas, balanço contábil e documentação comprobatória de receitas e despesas.

2. Crie os relatórios

Depois de separados todos os documentos, é o momento de preparar os relatórios que serão apresentados e devem compor a prestação de contas do condomínio. São eles:

Relatório de orçamento;
Relatório de receitas;
Relatório de despesas;
Balancete;
Relação de inadimplência.

Fora isso, a administração deve apresentar quaisquer ocorrências e riscos que o condomínio possa estar atravessando, sempre primando pela transparência para que os condôminos entendam os motivos de possíveis gastos necessários e inusitados.

É o caso, por exemplo, de obras ou intervenções programadas, além de multas ou autuações que o condomínio tenha sofrido por parte de órgãos fiscalizadores e também da prefeitura, ou até mesmo processos judiciais.

3. Repasse os dados ao conselho fiscal

De forma complementar ao trabalho do síndico e da administradora, o conselho fiscal é que analisa o quadro de finanças do condomínio e recomenda ou não a aprovação das contas.

Vale lembrar que o conselho é composto por condôminos eleitos por votação nas assembleias (com a maioria do público presente). Os requisitos para candidatura devem constar na convenção.

O conselho deve estar a par da situação contábil do condomínio e contratar um serviço de auditoria sempre que houver suspeita de fraudes ou irregularidades.

4. Apresente a prestação de contas

Todos os condôminos devem receber um parecer detalhado do documento, com os devidos relatórios. Na hora da apresentação na assembleia, é importante que a gestão busque, ao máximo, facilitar o entendimento de todos.

É interessante apostar em uma apresentação mais objetiva, com exposição dos pontos centrais da prestação de contas do condomínio e o máximo possível de recursos visuais. Dessa forma, o síndico evita confusões sobre os dados informados e a reunião fica menos cansativa.

Depois da análise das despesas do último ano e da previsão orçamentária para os próximos 12 meses, é preciso que os condôminos reprovem ou aprovem parcialmente as movimentações financeiras, também por meio de votação.

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Basta abrir a conta do seu condomínio, realizar os pagamentos dos boletos pelo app, sem taxas ou custos adicionais, classificar a despesa e fotografar a nota fiscal.

Feito isso, as despesas constarão automaticamente no Demonstrativo Financeiro do CondoConta, bem como as imagens das notas fiscais anexadas. No primeiro minuto do mês seguinte o síndico já tem mãos a prestação de contas completa. Tanto os condôminos, quanto os conselheiros conseguem acompanhar todas as informações de receitas e despesas ao vivo pelo app, já que você tem a opção de moderar o acesso entre síndico, conselho, administradora e condôminos.

Ao final do mês, você pode lembrar os conselheiros de validarem o demonstrativo no app ou imprimir e entregar uma versão física para eles (recomendamos o meio digital). Para a assinatura e aprovação do Conselho, basta imprimir a folha de aprovação, fotografar o documento dentro do próprio demonstrativo financeiro e marcá-lo como validado.

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