Se você virou síndico e procura por dicas sobre como gerir as finanças do condomínio, está no lugar certo!
E a primeira dica que você precisa estar atento é relacionada à organização de todas as finanças do condomínio em que você vai trabalhar.
A documentação de cada condômino deve ser organizada de forma que, caso algum deles precise de alguma informação, você tenha tudo em mãos.
A vantagem é que hoje existe a internet a nosso favor. Nesse sentido, um software ou aplicativo podem ajudar você a organizar ainda melhor todas as despesas e contas mensais do condomínio.
Além disso, hoje os condomínios têm uma vantagem única, que é um banco digital feito apenas para contas correntes de condomínios. Essa solução é o CondoConta, onde você tem uma gestão financeira facilitada e aplicações em Fundos à sua disposição.
Hoje é muito mais fácil organizar as despesas mensais sabendo que pode economizar com as taxas altíssimas que são cobradas nos bancos comuns, afinal eles não entendem como trabalhar com condomínios, tratando estes como se fossem uma mera empresa. Nós sabemos que não é o caso.
Você virou síndico? Então leia o artigo até o final e prepare-se para esta posição importante para a gestão de um condomínio.
5 passos para gerir a área financeira do condomínio de forma segura e organizada
1. Comece analisando a prestação de contas da antiga gestão
Em um primeiro momento, é muito importante que você analise os balanços dos registros de todos os condôminos. Entenda o que foi feito até o momento. O que está fazendo bem e, quais os pontos de melhoria.
Para facilitar, conte com um banco próprio para o seu condomínio. Unifique as entradas e saídas, viabilizando uma prestação de contas feita automática(e mensal) para a Administradora e o Síndico.
A transparência de um síndico é um dos fatores mais importantes na gestão de um condomínio, por isso, mostre a todos que você está disposto a colocar a mão na massa.
2. Registre todos os recursos de saída e entrada do condomínio
Outro item que você como representante do condomínio deve considerar é registrar todas as contas que são pagas mensalmente.
Além disso, geralmente, o síndico opta por reservar um valor a mais para imprevistos que podem vir a acontecer.
Portanto, todos os meses, mostre aos condôminos tais valores, se foram gastos, ou se estão aplicados no banco digital. Nós entendemos a importância disso. Por isso, com o CondoConta, o síndico consegue dar acesso para os condôminos acompanharem estas contas em tempo real.
Lembre-se de que um administrador de condomínio deve ter total controle das finanças de um condomínio. Além disso, o registro de todo valor que entra ou sai deve ser realizado de forma impecável. Sabemos que o volume mensal de transações financeiras em um condomínio é elevado. É uma alta quantidade de transferências e pagamentos a serem feitos, por isso é fundamental ter um banco que ajude você a organizar todas as contas direto na fonte, ou seja, na hora do pagamento. Enquanto os bancos tradicionais ainda patinam na tratativa com os condomínios, o CondoConta nasceu para atender unicamente este mercado.
3. Fundo de reserva
Um fundo de reserva é essencial para quem habita em condomínio, afinal, imprevistos acontecem.
Além disso, com um Fundo de Reserva robusto e bem aplicado, pode gerar inúmeras melhorias no condomínio, mediante a aprovação em assembleia. Este tipo de iniciativa valoriza o imóvel sem que tenha de aumentar a taxa condominial.
Se você procurar por um bom banco digital que entende do assunto e tem experiência na gestão de condomínios, você vai se preocupar bem menos com esse tipo de questão. Não custa lembrar: O CondoConta é o único banco que garante bonificações para todas aplicações do condomínio.
Além disso, não vai pagar taxas para guardar os valores em um fundo de reserva, sendo possível assim, ter realmente lucro e não gastos desnecessários.
Em bancos tradicionais, é comum perdermos o controle direto perante a necessidade de gerir diversas contas de aplicação e corrente ao mesmo tempo. Já no CondoConta, você tem a gestão da conta corrente e de todas as aplicações no mesmo local, permitindo um controle mais eficiente e menos burocrático.
Um administrador deve estar sempre atento às aplicações do fundo de reserva ou qualquer outro valor que entrou de forma inesperada, como, por exemplo, um condômino inadimplente que quitou suas dívidas.
Com um banco digital você pode baixar um aplicativo e verificar com segurança todo o seu extrato de débitos e créditos.
Como mencionamos acima, a internet tem ajudado cada vez mais diversos setores. Como resultado, hoje a web não se limita a grandes empresas, mas, também, a pequenos empreendimentos.
4. Inadimplência
Condôminos inadimplentes, infelizmente, ainda são comuns na rotina do gerente. A falta de dinheiro gera diversos problemas para a gestão. O pagamento de contas fica imprevisível, os investimentos inviáveis e a reserva escassa. Além disso, o estresse do imprevisível e o de ter que cobrar os inadimplentes gera o maior incômodo do gerente de condomínio. Nós, do CondoConta, conduzimos uma pesquisa junto com síndicos e administradores para elencar quais os maiores problemas desta ocupação. A inadimplência ficou em primeiro lugar.
A Receita Garantida é a solução da CondoConta que resolve isso, é a única modalidade de solução recorrente para os problemas causados por condôminos inadimplentes. Solução financeira exclusiva para condomínios, que possibilita crédito rápido, fácil e sem burocracias. Como o próprio nome diz, a modalidade garante ao síndico o valor equivalente às taxas condominiais todo mês, independentemente do pagamento ou não pelo condômino. Assim, evita qualquer atraso no calendário das manutenções, benfeitorias, despesas com pessoal etc.
Essa alternativa de crédito, além de equilibrar de imediato os cofres do condomínio, ainda permite que o síndico fique livre do estresse. Isso porque ele você não precisará lidar diretamente com os inadimplentes, preservando a relação com os condôminos. Ainda, com a contratação da Receita Garantida, o condomínio estará precavido de novas ocorrências que possam atrapalhar as finanças.
Por fim, organize um cronograma de reuniões mensais e extraordinárias. Afinal, mesmo sendo o síndico existem decisões que devem ser feitas por todos de forma democrática.
Portanto, a assembleia pode eleger um conselho, enquanto o síndico pode criar comitês com foco na segurança, arquitetura, foco em crianças e outros temas, que o auxiliem na gestão. Essas iniciativas vão ajudá-lo a ter mais transparência em todas as situações necessárias em relação ao condomínio.
Além disso, o síndico pode manter reuniões mensais, menos formais que as assembleias. No caso das assembleias, tudo o que for mencionado deve ser anotado. Para isso, é importante ter um livro de ATA com datas e assinaturas de todos os presentes na assembleia de condomínio.
Uma boa gestão não traz dores de cabeça ao gestor de condomínio
Com todas as dicas acima, você vai perceber que uma boa gestão não traz dores de cabeça, nem ao síndico, nem aos condôminos.
Além disso, uma gestão aberta às opiniões e que segue a democracia sempre tende a vencer em seus propósitos.
E um síndico tem muito trabalho dentro de um condomínio, mas cabe a ele saber administrar todos os problemas que possam surgir em sua gestão. Em 2021, é importante saber automatizar o que não for gerar valor, para ter tempo e disposição para focar no que gera valor.
Diferenciais de um banco digital especializado em condomínios
Um condomínio possui necessidades particulares, diferentes de uma empresa, e até o surgimento do CondoConta não havia um banco especializado neste tipo de cliente.
O banco digital para condomínios surgiu para ajudar em todo o processo de desburocratização desse setor.
Com um banco digital você tem vantagens exclusivas sem taxa que não aconteciam em um banco comum.
Outra dica é sempre que precisar realizar algum conserto no local, pesquise por pelo menos três empresas e escolha aquela com mais clientes satisfeitos.
Hoje você pode fazer uma pesquisa na internet antes mesmo de solicitar um orçamento, além disso, um serviço bem feito é ponto positivo para o síndico.
O relacionamento cordial também é essencial para quem administra o condomínio, afinal, você é o responsável por manter as relações do condomínio e pessoas que residem no local.
E, por falar em contas, nunca atrase os compromissos mensais e fuja de empréstimos.
Sempre planeje as ações necessárias
O condomínio nada mais é do que uma empresa, portanto, sempre planeje as ações que são necessárias e que você precisa cumprir.
Nunca faça nada por impulso, afinal, um negócio precisa de um plano para realmente funcionar.
O mesmo acontece em um condomínio, e o síndico é o responsável por todas as ações administrativas do local.
Sendo assim, antes de realizar qualquer procedimento que envolva o condomínio, procure sempre ter um plano, e o apresente sempre que possível nas reuniões.
Considerando todos estes passos e questões, é possível perceber como o síndico tem um papel muito importante para o condomínio.
