Quando falamos em finanças de condomínio, no que diz respeito à complexidade, podemos comparar ao processo de gestão financeira de uma empresa. Visto que o dinheiro pode ter várias fontes e vários destinos, por isso, o controle de entrada e saída de caixa é essencial para manter as contas organizadas.
Em condomínios, é fundamental trabalhar com previsibilidade da receita, ou seja, como o condomínio não visa lucro nem geração de caixa (como as empresas), a previsão orçamentária geralmente é justa.
Como manter a conta organizada
É importante que o síndico acompanhe os condôminos inadimplentes, visto que qualquer percentual de inadimplência mensal, ou até mesmo um simples atraso de pagamento pode provocar falta de caixa, prejudicar as finanças de condomínio, dificultando para o condomínio cumprir com suas obrigações financeiras (funcionários, fornecedores, impostos, entre outros).
Antes de mais nada, é necessário observar quais são as principais despesas, sejam elas recorrentes ou não.
É normal que despesas com manutenções inesperadas apareçam ocasionalmente, causando impacto no orçamento, por isso, é preciso considerar aumentar o número de inspeções para prevenir maiores prejuízos.
Para que o planejamento das finanças condominiais seja feito da maneira mais assertiva e saudável possível, a principal dica é: estabeleça os orçamentos conforme o valor arrecadado pelo condomínio, para que os gastos não superem o valor da receita.
Além disso, acompanhar online, direto da conta do próprio condomínio, o fluxo de boletos (pagos e atrasados), a previsão de orçamento para pagamento de salários, agendamentos de pagamentos realizados e o orçamento disponível para eventuais encargos e despesas de manutenção, é essencial para gestão automatizada de um condomínio, independente do tamanho.
Despesas para ficar de olho
O planejamento financeiro de um condomínio deve levar em consideração as seguintes despesas:
- Valor do fundo de reserva para gastos não previstos no orçamento;
- Média de gastos ordinários baseada nos anos anteriores;
- Previsão de condôminos inadimplentes;
- Despesas regulares;
- Fundo de reserva para obras;
- Orçamento para benfeitorias.
Para manter em ordem as finanças de condomínio, considere tomar algumas medidas cujo objetivo seja reduzir custos, tais como:
- Instalar sensores de luz para economizar energia;
- Investir em um sistema de portaria remota;
- Realizar manutenções preventivas regulares;
- Implementação de medidas sustentáveis, como painéis solares, sistemas de reutilização de água e envio de correspondências, avisos e cobranças digitalmente.
Estes são os principais fatores a serem considerados ao elaborar o planejamento financeiro do condomínio, contudo, deve-se considerar as necessidades particulares do condomínio, para que todas as expectativas estejam alinhadas com a realidade.
Finanças de condomínio: como fazer a gestão
Primeiramente, o fator que você precisa estar atento está relacionado à organização. A documentação de cada condômino deve ser organizada de forma que, caso algum deles precise de alguma informação, você tenha tudo em mãos.
A previsão orçamentária tem como papel principal evitar qualquer tipo de prejuízo não calculado. Vamos aos principais passos para fazer a gestão das finanças de condomínio.
1. Estude o histórico do condomínio
É preciso ter pleno conhecimento sobre, no mínimo, os 24 meses anteriores à sua gestão, para ser possível estimar, de forma mais próxima possível, os gastos previstos para os próximos 12 meses.
Aconselha-se manter todo o histórico documentado e disponível para o conselho e servirá como base para as próximas gestões.
Para facilitar, conte com um banco especializado em condomínios. Unifique as entradas e saídas, viabilizando uma prestação de contas feita automática (e mensal).
2. Liste os gastos ordinários
Faça uma lista de todos os gastos mensais fixos ou rotineiros do condomínio, conforme as informações obtidas pelo histórico.
Para cada despesa, estipule uma média financeira que seja saudável para o seu orçamento e que seja condizente com a realidade financeira. Também é recomendado realizar uma pesquisa de mercado para atribuir uma média mais assertiva.
Para tornar o processo de organização mais fácil, separe os gastos mês a mês em pequenos grupos como:
- Folha de pagamento;
- Despesas de consumo (água, luz, gás, energia, etc);
- Despesas administrativas (síndico e administradoras);
- Materiais de consumo (produtos de limpeza, higiene, uniformes, café, etc)
- Reparo, manutenção e conservação;
- Despesas gerais reembolsadas (cópias, correio, seguro, etc)
3. Registre todos os recursos de saída e entrada do condomínio
Outro item para considerar é o registro de todas as contas pagas mensalmente e os recursos que entram na conta do condomínio. Em resumo, o que entra de dinheiro e o que sai.
Além disso, reservar um valor a mais para imprevistos que podem acontecer é uma medida de segurança financeira.
Portanto, todos os meses faça a prestação de contas, mostre aos condôminos tais valores, os gastos, as entradas e o que está aplicado no banco digital como Fundo de Reserva.
4. Analise os reajustes anuais
Grande parte dos contratos relativos a assuntos condominiais utilizam índices como IGPM (Índice Geral de Preços do Mercado) como base para reajuste. Analise a data de cada vencimento para que o IGPM seja aplicado da forma correta. Lembre-se de que o IGPM se aplica a partir do vencimento de cada contrato.
Outro reajuste diz respeito aos salários dos funcionários, e, para o controle deste, deve-se acompanhar de perto os reajustes acordados pelo próprio sindicato, que pode variar conforme a região.
5. Considere gastos emergenciais
Imprevistos acontecem, mas isso não significa que não devemos estar preparados para este tipo de situação.
Despesas emergenciais são comuns e também devem estar antecipadas na previsão orçamentária, como o orçamento para melhorias e reparos. Dessa forma, dedique uma parte do seu orçamento para se antecipar com este tipo de custo.
Ao prever despesas, é importante que o orçamento possua uma pequena “folga” entre 4% a 5% a mais do valor estipulado, para que as contas permaneçam no azul a cada fim de mês e permita uma gestão mais saudável e tranquila.
6. Organize o Fundo de Reserva
Com um Fundo de Reserva robusto e bem aplicado, pode gerar inúmeras melhorias no condomínio. Afinal, a arrecadação cobrada mensalmente dos condôminos funciona como uma espécie de poupança e pode ser acionada para cobrir despesas que não foram contempladas na previsão orçamentária.
Funciona como uma segurança para o condomínio. No CondoConta, o valor desse fundo pode ser dividido em três formas: Reserva, Melhoria e Trabalhista. Dessa forma, a organização interna do condomínio é facilitada. E a bonificação é acima da poupança.
7. Controle a inadimplência
A inadimplência é um dos principais problemas enfrentados na gestão financeira de um condomínio. Considere a taxa de inadimplência conforme o histórico do condomínio e acompanhe de perto para que esse percentual não aumente e prejudique ainda mais a previsão orçamentária do seu condomínio.
A Receita Garantida é a solução da CondoConta que resolve isso, uma solução financeira, exclusiva para condomínios, que possibilita crédito rápido.
Como o próprio nome diz, a modalidade garante ao síndico o valor equivalente às taxas condominiais todos os meses, independentemente do pagamento ou não pelo condômino. Assim, evita qualquer atraso no calendário das manutenções, benfeitorias, despesas com pessoal, etc.
Essa alternativa de crédito, além de equilibrar de imediato as contas do condomínio, ainda permite que o síndico fique livre do estresse da cobrança. Isso porque ele você não precisará lidar diretamente com os inadimplentes, preservando a relação com os condôminos.
Sempre planeje as ações necessárias
O condomínio nada mais é do que uma empresa, portanto, sempre planeje as ações que são necessárias e que você precisa cumprir.
Sendo assim, antes de realizar qualquer procedimento que envolva o condomínio, procure ter um plano, e o apresente nas reuniões com o conselho e assembleia de condomínio.
Para isso, é importante que o síndico tenha propriedade sobre o conteúdo que será apresentado, assim, será muito mais fácil responder dúvidas e argumentar sobre as decisões, além de passar a confiança necessária de que o dinheiro dos condôminos está sendo bem direcionado, afinal, é sobre o dinheiro deles que estamos falando.
Dessa forma, é importante evitar acumular dívidas ou solicitar empréstimos, caso a verba arrecadada não seja o suficiente, considere conversar com os condôminos sobre as possibilidades antes de tomar qualquer decisão.
Dívidas e empréstimos costumam possuir taxas e juros altíssimos que saem facilmente do controle, comprometendo todo o trabalho de gestão financeira do condomínio.
Conte com ajuda especializada
Em suma, a tecnologia está aí para auxiliar na administração e comunicação geral do dia a dia. Hoje, contamos com uma variedade de aplicativos que permitem organizar reuniões, organizar rotinas e até mesmo a vida financeira.
O CondoConta é um banco desenvolvido especialmente para auxiliar na tarefa de administrar as finanças de um condomínio. Sem filas, sem burocracias, sem papelada, sem taxas de manutenção e transferências.
