Como otimizar processos de uma administradora de condomínios

Assim como acontece com as empresas, a gestão de condomínio também deve contar com recursos que facilitem o dia a dia. Afinal, não é uma tarefa fácil. Saiba, neste artigo, como otimizar processos de uma administradora.

A agilidade nos processos da administradora de condomínios é extremamente importante. Afinal, essa prática gera um positivo efeito dominó que influencia a eficiência do time, o cumprimento de prazos, o alcance das metas internas, o atendimento ao cliente e a competitividade da empresa no mercado em que atua.

Para contornar o grande volume de tarefas, conquistar novos clientes e manter uma gestão condominial eficiente, as administradoras estão investindo na transformação digital. Com as estratégias certas, os deveres e responsabilidades podem ser otimizados para que os resultados sejam mais satisfatórios. Ao otimizar processos de uma administradora, é muito mais simples fazer mais, com menos.

O cenário atual das administradoras

Geralmente, os síndicos procuram as administradoras de condomínios por diversos dilemas que dificultam a rotina da gestão condominial, como o excesso de burocracias, dificuldade de lidar com assuntos administrativos, complexidade para contratar colaboradores qualificados e cobrança de inadimplentes.

Além disso, hoje os condomínios esperam poder contar com uma gestão que seja cada vez mais eficiente, ágil e transparente. Entenda a seguir como otimizar processos de uma administradora.

A tecnologia é uma grande aliada

Gestão sistematizada

Uma das formas mais simples de modernizar a administração de condomínios é implementar um sistema de gestão, ou seja, um software possibilita otimizar os processos administrativos e financeiros.

Geralmente, ao implementar esses sistemas, eliminam-se os trabalhos que antes eram manuais, burocráticos e levavam muito tempo para serem executados e finalizados.

Além do mais, um sistema de gestão 100% digital, pode ter funcionalidades que também facilitam a vida dos moradores, como acesso a informações, comunicação, assembleias, dicas e reservas de áreas comuns.

Facilidade de comunicação

Na maioria dos casos, os problemas de comunicação entre a administradora, o síndico e os moradores acontecem por falta de uma comunicação mais eficiente.

Ao implementar um sistema de gestão, a comunicação e a troca de informações são facilitadas. Por meio de aplicativos do próprio software, os moradores conseguem acessar qualquer informação necessária a qualquer momento, evitando problemas de comunicação ou desinformação.

Transparência

Um ponto primordial para a confiança é a transparência na gestão. Através da tecnologia, cada morador consegue acompanhar para onde cada centavo está sendo gasto ou investido. Com essa transparência, os moradores ficam mais tranquilos e confiantes.

O CondoConta, banco oficial dos condomínios brasileiros, enxergou essa necessidade, tanto das administradoras, quanto dos síndicos. Por isso, ao criar uma conta digital exclusiva para condomínios, facilitou toda a gestão financeira. O aplicativo permite realizar pagamentos, fazer transferências, emitir boletos, acompanhar o demonstrativo financeiro e os rendimentos do fundo de reserva, entre outras facilidades. Além disso, pode ser acessado (no modo visualização) por todos os condôminos, que ficam informados em tempo real sobre as finanças do condomínio. Essa é uma forma eficiente de otimizar os processos de uma administradora.

A transformação digital

Para a gestora da RB Odemir Condomínios, Rose Bettoni, a transformação digital para as administradoras de condomínios começou há muitos anos, mas de uma forma mais lenta. O que acelerou esse processo foi a pandemia. “Foi urgente a necessidade de mudar. A questão digital veio com tudo. Há 20 anos atrás, os processos envolviam pilhas e mais pilhas de papel. Hoje, a tecnologia se faz necessária, não apenas pela questão da pandemia, mas porque o mundo como um todo vem se transformando e se tornando cada vez mais digital. O meio digital é eficaz, rápido, transparente e muito mais sustentável”, explica.

Na administradora, a transformação digital agilizou todos os processos e é uma grande aliada no trabalho com transparência. “O condômino quer ver uma nota fiscal, tá lá, quer ver um documento, tá lá. Tudo fica acessível. Ele não precisa pedir ou solicitar, tá na palma da mão. A tecnologia veio para ficar”, garante Rose sobre a conta digital.

Na opinião de Rebeca, o processo que mais consome tempo dentro de uma administradora é a solicitação de segunda via de boletos. Ela conta que, “para otimizar o trabalho e atender a essa demanda, todos os canais ficam abertos. Telefone, email, whatsapp e o próprio aplicativo. Mas sempre tem a pessoa que quer o papel. E a gente vem passando por uma transformação nisso também, de tentar levar as pessoas para o whatsapp, para o app, para o digitalizado. Uma vez que as pessoas aprendem, fica muito mais fácil”.

A prestação de contas do condomínio também sempre foi uma grande dificuldade para todos. “Com o CondoConta, nós temos muito mais facilidade para encontrar as informações. Você abre o app e está tudo ali especificado – pagamento de contas, quanto e por onde recebeu, notas fiscais. É só clicar. Para nós fica muito mais fácil”, esclarece Rebeca.

Rose completa: “me surpreendi com a organização, a transparência, a rapidez e a economia de tempo nos processos, já que tudo acontece em tempo real. O relatório é completo, detalhado e muito claro, eliminamos o papel. Assim como acontece com a tecnologia, usufruir dos serviços e facilidades dos bancos digitais, em especial do CondoConta, é um caminho sem volta, porque atende às necessidades e realmente entende de condomínio”.

Como vimos, otimizar processos de uma administradora é uma questão essencial para facilitar a gestão, conquistar objetivos, atender às demandas e alcançar a excelência. Para isso, atualmente contamos com toda a praticidade e agilidade que as inovações tecnológicas proporcionam. Que tal contar com o CondoConta para fortalecer e aprimorar a gestão financeira da sua administradora e dos seus condomínios?