O tempo em que o mural do corredor era suficiente para se comunicar com os condôminos passou. Hoje em dia, é necessário dedicação e planejamento para divulgar as informações do condomínio, bem como o trabalho do síndico, de forma transparente, objetiva e eficaz.
Como uma característica especialmente humana, a comunicação é que possibilita estabelecer uma interação entre as pessoas. Ao obtermos sucesso nesta área, evitamos conflitos e ganhamos engajamento. Por isso, para uma gestão eficiente é preciso ter uma estratégia de comunicação interna no condomínio. Afinal, um diálogo aberto e claro é essencial para inspirar confiança e alcançar benefícios, como:
- um convívio melhor para todos;
- a otimização do tempo do síndico, que é menos solicitado para esclarecimentos;
- o aumento na segurança do condomínio, uma vez que as regras estão bem compreendidas pelo coletivo.
Além disso, estabelecer um canal de comunicação assertivo é altamente necessário para a divulgação das benfeitorias, melhorias e de todos os processos envolvidos no trabalho do síndico.
A importância de comunicar-se com os condôminos
Nem sempre as relações pessoais são fáceis, já que as opiniões podem ser diferentes e diversos outros fatores acabam comprometendo a harmonia na convivência.
O condomínio é uma grande organização social que exige o estabelecimento e o cumprimento de regras. Nesse sentido, uma boa comunicação é indispensável.
As comunicações destinadas aos condôminos devem ser feitas de forma agradável e humanizada, a fim de auxiliar a alinhar as ações e promover uma rotina livre de conflitos e surpresas.
Estabeleça os canais para a comunicação interna do condomínio
Atualmente, a maioria dos condôminos utiliza redes sociais, como Whatsapp ou grupos do Facebook. Esta pode ser, sim, uma alternativa, mas estes canais não devem ser utilizados como oficiais porque é difícil controlar o fluxo de mensagens. Comunicados importantes podem se perder no meio de mensagens pouco ou nada relevantes para o convívio coletivo.
Uma relação de confiança entre o síndico, condôminos e funcionários precisa funcionar de tal maneira que promova:
- Clareza na gestão
- Menos conflitos
- Mais tempo para o síndico
- Agilidade nas decisões do condomínio
- Ganho de autoridade para o síndico
- Aumento da confiança dos condôminos
- Maior adesão às propostas
- Divulgação adequada do trabalho do síndico
Ferramentas para a comunicação interna
Para organizar a comunicação interna no condomínio, você pode recorrer a aplicativos de gestão, como o Trello e a Asana, que permitem listar tarefas e montar um calendário com o que deve ser feito.
Você também pode usar o Google Agenda para organizar os eventos do condomínio. Esta agenda pode ser compartilhada entre todos, que poderão consultá-la tanto de computadores como de smartphones.
O Formulários Google é uma excelente opção para fazer pesquisas entre os condôminos e receber retornos sobre temas, levantando informações antes mesmo das assembleias.
Para comunicados, informativos ou ênfase em alguma norma, você pode usar aplicativos condominiais.
Divulgando o trabalho do síndico
Divulgar o trabalho que você vem fazendo em sua gestão é fundamental para um bom mandato. Só existirá transparência se a comunicação for bem feita. Por isso, o síndico deve levar ao conhecimento de todos os planos de ação feitos e a serem realizados no seu mandato: melhorias na estrutura física do prédio, situação financeira, despesas e economia, reuniões, entre outros.
Depois de estabelecer os canais de comunicação mais adequados para o seu condomínio, é hora de divulgar o trabalho do síndico. Utilize as ferramentas escolhidas para falar sobre o que você vem fazendo:
- Informe imediatamente sobre problemas judiciais ou administrativos;
- Segurança e qualidade de vida dos moradores;
- As assembleias de condomínio;
- Conservação do patrimônio;
- Contratação de prestadores de serviços para manutenção e reparos;
- Manutenção das contas do condomínio;
- Fiscalização do pagamento das taxas condominiais e controle da inadimplência;
- Zelo pela prestação de contas do condomínio;
- Contratação do seguro condominial;
- Fiscalização e coordenação dos funcionários;
- Contabilidade e contribuições fiscais;
- Obras e benfeitorias.
Estabelecer uma boa comunicação é fundamental para o bem-estar no condomínio. O primeiro passo precisa ser necessariamente do síndico, seja ele profissional ou residente. Realizar uma gestão ativa em comunicação só traz ganhos: para a própria administração, que será vista como mais próxima dos condôminos, e de todo o espaço condominial, por aproximar todos que vivem ali.
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