A gestão de um condomínio envolve um grande volume de informações. Para evitar mal-entendidos, garantir transparência e inspirar confiança nos moradores, é essencial organizar a comunicação no condomínio. Planejar estrategicamente esse processo abre espaço para o diálogo e previne conflitos, além de reduzir a quantidade de chamadas ao síndico para esclarecer dúvidas, relatar ocorrências ou solicitar informações.
O sucesso da comunicação reflete a boa gestão do síndico, já que é ele o responsável por conduzir o processo com os condôminos para estabelecer os pontos de contato, definir os canais e as tecnologias a serem utilizadas.
Em casos extremos, uma comunicação mal feita pode render até mesmo processos judiciais com custos para o condomínio. Antes de chegar a esse ponto, muitos desses problemas poderiam ser evitados ou resolvidos de forma simples, com os meios adequados.
O avanço da tecnologia possibilitou diversas formas de comunicação no condomínio para promover cada vez mais harmonia e tranquilidade para todos. Uma sugestão é definir e utilizar canais de contato para os condôminos se manifestarem.
É muito importante destacar que os canais de comunicação oficiais do condomínio são determinados pela Convenção Condominial. Em muitos casos, este documento está desatualizado e não contempla as facilidades e recursos que a internet proporciona, por exemplo. Daí, é fundamental modernizar as cláusulas.
Tem dúvidas sobre esse processo? Acesse e saiba como fazer atualizações na convenção de condomínio.
Agora, chegou a hora de conhecer alguns canais de contato para a comunicação no condomínio. Siga a leitura!
Use os canais digitais para facilitar a comunicação no condomínio
Aplicativos de mensagem
Utilizar as redes sociais pode ser útil para o acesso rápido às pessoas e assuntos urgentes. Mas, elas não devem ser usadas para tratar de assuntos delicados ou formais. Existe um risco muito grande de discussões infrutíferas, desvio de foco dos grupos, envio de correntes ou spam. Estabeleça regras de uso e tome cuidado para não expor os participantes e seus dados pessoais e sensíveis.
Os aplicativos de mensagem mais populares no Brasil são Facebook Messenger, Telegram e WhatsApp. São gratuitos e estão acessíveis na palma da mão, com os smartphones.
Aplicativos para condomínio
Existem plataformas para web e aplicativos específicos para a comunicação no condomínio. Elas trazem funcionalidades mais adequadas para organizar e agilizar o diálogo entre síndico e moradores. A decisão do uso deve ser tomada em conjunto com os condôminos, com aprovação em assembleia.
A comunicação no condomínio por e-mail gera economia com a redução do consumo de papel. É bastante eficaz para enviar documentos importantes, comunicados formais e registrar as atas de assembleia.
Informativos
Também conhecidas como newsletter, são publicações on-line enviadas por e-mail com periodicidade fixa. Esse tipo de comunicado pode ser usado para compartilhar regras de convivência do condomínio, comunicar novidades, datas comemorativas e outros assuntos pertinentes para o fortalecimento da comunidade.
Aproveite as áreas comuns do condomínio
Garagens, hall de entrada, elevadores, piscina, playground, academia – cada área de uso comum no condomínio têm suas próprias regras de uso.
Vale utilizar os próprios locais para informar os condôminos quanto às normas para o uso adequado das instalações. Cuidado com a linguagem ao comunicar essas regras. Use um tom formal e explore os recursos da comunicação visual para facilitar o entendimento e tornar o conteúdo mais atrativo.
Não esqueça da assembleia
Uma das formas mais comuns de promover a comunicação interna nos condomínios são as assembleias. Esta também é uma ótima oportunidade para mostrar a transparência e eficiência da administração que vem sendo feita no condomínio.
As assembleias também são ideais para que todos expressem suas opiniões, prevenindo conflitos e aumentando as chances de os moradores chegarem a uma decisão comum relativa aos assuntos debatidos.
A importância da comunicação interna em condomínios
Embora existam cada vez mais maneiras de fazer a comunicação no condomínio, ainda é bastante difícil atingir a todos com uma comunicação assertiva. Isso porque muitos moradores não dão a devida importância às decisões coletivas.
O engajamento de todos com a comunicação interna do condomínio possibilita a resolução da maior parte dos problemas, evita conflitos, melhora a qualidade e o custo de projetos e garante uma convivência mais colaborativa e produtiva para todos.
Como vimos, são muitas as possibilidades de comunicação no condomínio. No entanto, não é necessário ativar tantos canais de uma só vez. É importante avaliar o que funciona para a realidade de cada local.
Procure envolver os condôminos nesse planejamento. Escolham os canais mais adequados e o tipo de informação que será repassada em cada um.
Uma boa comunicação é fundamental para uma gestão mais eficiente, tranquila e transparente. Quanto mais informações disponíveis, melhor o entendimento dos direitos e deveres de cada um. Portanto, cada canal deve ser usado para um fim específico e aproveitado da melhor forma.
Informação nunca é demais
Quanto à comunicação prática, existem recursos que podem ajudar a criar uma cultura de não conflito, com ações simples e focadas na informação. Conheça algumas:
Comunicados educativos: que tal aproveitar os canais de comunicação para abordar de forma descontraída os temas que costumam causar mais conflitos no condomínio? Use murais digitais, o WhatsApp, o portal de serviços da sua administradora, e-mail ou ainda informativos impressos nas áreas comuns.
Prévia de assembleias: muitas vezes, a assembleia deixa de ser um ambiente de resolução de problemas e tomada de decisões, para virar uma discussão sem fim. Algumas semanas antes da assembleia, principalmente as ordinárias, experimente enviar algumas comunicações sobre os temas que serão abordados e convide os condôminos a sugerirem dúvidas para serem tratadas. Isso permite que algumas questões possam ser resolvidas antes de virarem problemas na reunião condominial.
Esclareça as regras: muitos condôminos nunca pararam para ler a convenção e o regulamento interno do condomínio. Por isso, uma ótima dica é criar uma comunicação educativa, com partes do regulamento interno e convenção.
Compartilhe conhecimento com as crianças: crianças são um ótimo condutor de informação, principalmente quando ensinadas de forma lúdica. Você pode criar uma cartilha, um vídeo em forma de contação de histórias, ou mesmo preparar um evento para os pequenos condôminos. O resultado pode ser surpreendente!
Mesmo com todo o trabalho para minimizar os conflitos, eventualmente eles acontecerão. Quando for necessário, tente ser imparcial, ouça com atenção, foque no controle emocional e na comunicação não violenta para síndicos.
Comunicação não violenta, como aplicar no condomínio
A metodologia da comunicação não violenta foi criada pelo psicólogo norte-americano Marshall Rosenberg, que a descreveu no livro “Comunicação Não Violenta: técnicas para aprimorar relacionamentos pessoais e profissionais”. Segundo o estudioso, 90% do sofrimento ocorre por causa de interpretações pessoais e má comunicação, mais do que propriamente pelas diferenças de opinião entre as pessoas.
Os pilares da comunicação não violenta
O termo, criado em 1960, é bastante difundido em ambientes corporativos, mas, pode servir muito bem para os condomínios ou quaisquer outros lugares que exijam a convivência entre pessoas.
Os quatro pilares básicos da comunicação não violenta são:
- Observar (ao invés de julgar): é preciso estar atento às atitudes e falas das pessoas baseando-se apenas nos fatos, e não em julgamentos e interpretações próprias.
- Sentimentos (em vez de avaliações): analise os sentimentos que afloram em você, pergunte-se o que e como se sente quando lida com a situação conflitante.
- Necessidade (no lugar de estratégias): é hora de estudar o que você e o outro precisam. Este é o momento de praticar a empatia: a partir do reconhecimento do seu pensar, sentir e querer, você verá que isso existe no outro também.
- Pedido (ao contrário de exigências): seja claro quanto ao que deseja que seja feito e construa acordos. Com gentileza, comunique ao outro que você entende a situação e, principalmente, o lado dele.
A solução de conflitos
Os síndicos podem usar a abordagem da comunicação não violenta para lidar com conflitos e buscar soluções inteligentes, criando conexões mais assertivas com os condôminos.
É essencial entender que a comunicação não violenta para síndicos é uma mudança de mentalidade e de hábitos que pode ser exercitada diariamente. Como principal benefício, destaca-se o início de uma comunicação mais honesta e transparente para todos os envolvidos.
Tudo começa pela empatia. É preciso identificar as dores do outro de forma genuína. O objetivo da comunicação não violenta para síndicos é poder expressar os sentimentos sem que tudo se transforme em uma briga de egos.
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