Quando um novo gestor é eleito para administrar o condomínio, é preciso que seja registrada tal fato em uma ata assemblear, conhecida como ata de eleição de síndico. O documento oficial serve para fundamentar todas as ocorrências, decisões e conclusões da assembleia condominial que o elegeu. Mas, além disso, você sabe qual é sua importância e para que a ata é utilizada?
É importante ressaltar que a ata deve ser feita para que todos saibam o que foi tratado, já que assim a informação fica disponível sempre que houver necessidade de consulta.
Muitos condomínios têm optado por gravar as reuniões, tendo uma base sólida para posterior elaboração da ata e arquivamento também. Mas, de qualquer forma, continua sendo obrigatória a ata redigida e sua distribuição aos condôminos.
Vamos saber mais sobre o assunto? Siga a leitura!
O que é a ata de eleição de síndico?
A ata de eleição de síndico é o documento que registra todas as informações referentes à assembleia realizada para a votação e escolha do novo gestor para o condomínio.
Esta assembleia, chamada Assembleia Geral Ordinária – AGO, acontece anualmente, normalmente em período constante da Convenção Condominial, devendo ser respeitado tal período para convocação e realização desta.
Ela tem um rito específico, com um edital com itens importantíssimos a serem tratados pelo condomínio.
Assim que a assembleia tem início, devem ser escolhidos o presidente, que conduzirá o ato e o secretário, que fica responsável pela transcrição da ata. A função exige responsabilidade e muita atenção para que nenhum detalhe se perca. Afinal, o documento deve conter todos os assuntos que foram debatidos e deliberados pelos condôminos durante a solenidade.
As assembleias condominiais sempre são convocadas para tratar de temas específicos. Assim, quando recebem o convite, os participantes já ficam cientes sobre a “Ordem do Dia”, que neste caso conterá como um dos itens a eleição do novo síndico.
Para que serve a ata de eleição de síndico?
A ata de eleição do síndico é o documento que autoriza que ele tome decisões e providências em nome dos demais condôminos que o elegeram para tal função.
A ata produz efeitos no condomínio assim que redigida e assinada pelos condôminos, seja de forma manual ou eletrônica.
Entretanto, perante terceiros, há a necessidade de se dar publicidade a ela, correto? Isso quer dizer que o prestador de serviços que vai pintar o seu condomínio, não sabe se o Sr. João é realmente síndico ou se aquela ata foi feita pelo próprio Sr. João sem o conhecimento dos demais, o que gera uma grande insegurança jurídica.
Ok, e como é feita essa publicidade? Ela é feita através do registro desta ata perante o Registro de Imóveis ou ainda perante o Registro de Títulos e Documentos. Esta é a razão pela qual se exige tal registro.
O registro permite que o gestor:
- Abrir e movimentar a conta bancária do condomínio;
- Fazer a contratação de funcionários terceirizados;
- Contratar ou renovar o seguro obrigatório do condomínio;
- Firmar contratos com fornecedores e prestadores de serviços;
- Representar o condomínio em autarquias e processos judiciais.
Como elaborar a ata de eleição de síndico?
Para elaborar a ata de eleição do síndico, é preciso seguir algumas orientações. Veja como fazer:
- Em primeiro lugar, escreva a data, local e o horário de início e fim da assembleia;
- Em seguida, deve ser anexada a lista de presença, assinada por todos os presentes. Caso alguém esteja representando um dos condôminos, precisa apresentar uma procuração;
- Após a leitura da ata anterior e das respostas para eventuais dúvidas, anota-se sua aprovação;
- A “Ordem do Dia” é lida em seguida, com as informações referentes à eleição do síndico, conforme já deve ter sido especificado no Edital de Convocação;
- Os nomes dos candidatos, junto a um breve perfil, também precisam ser registrados.
- Logo após, acontece a votação, a contagem dos votos e o anúncio do vencedor;
- A ata também deve conter as tarefas que estão sendo delegadas ao novo síndico, expressas também na Convenção, além do art. 1348 do Código Civil, a fim de resguardar todos os envolvidos;
- Além disso, os prazos para a execução de determinadas ações e os nomes dos responsáveis precisam estar descritos;
- Por fim, no dia seguinte, a ata de eleição de síndico deve ser registrada em cartório.
Prazos para a aprovação da ata de eleição de síndico
O Código Civil não prevê nenhum prazo, seja para o registro da ata em cartório, seja para sua apresentação aos condôminos. A previsão legal está na Lei nº 4.591/64 (Lei de Condomínios), que diz o seguinte:
Art. 24. Haverá, anualmente, uma assembleia geral ordinária dos condôminos, convocada pelo síndico na forma prevista na Convenção, à qual compete, além das demais matérias inscritas na ordem do dia, aprovar, por maioria dos presentes, as verbas para as despesas de condomínio, compreendendo as de conservação da edificação ou conjunto de edificações, manutenção de seus serviços e correlatas.
1º As decisões da assembleia, tomadas, em cada caso, pelo quórum que a Convenção fixar, obrigam todos os condôminos.
2º O síndico, nos oito dias subsequentes à assembleia, comunicará aos condôminos o que tiver sido deliberado, inclusive no tocante à previsão orçamentária, o rateio das despesas, e promoverá a arrecadação, tudo na forma que a Convenção previr.
Ficou clara a importância de elaborar a ata de eleição de síndico? Este documento é essencial para a gestão condominial, já que oficializa e dá poderes para que o novo gestor possa administrar e representar o condomínio. Portanto, deve ser preparada com muito cuidado e atenção!
