Administradora de Condomínio: qual o papel e como contratar

Por que contratar uma administradora de condomínio pode ser uma decisão transformadora para a sua gestão condominial?

Com a complexidade crescente das demandas de condomínios, muitos síndicos estão entendendo os benefícios que uma administradora competente pode trazer.

A importância de uma administradora de condomínio é clara quando consideramos a quantidade de responsabilidades envolvidas na gestão de um espaço compartilhado, desde a manutenção do ambiente até a administração financeira.

O que faz uma administradora de condomínio?

As atividades de um condomínio podem ser comparadas às de empresas de médio ou grande porte.

O síndico tem responsabilidades fiscais, trabalhistas, tributárias, de manutenção, contábeis, de recursos humanos, planejamento e jurídicas. Além disso, precisa ter habilidade e empatia para lidar com os diferentes perfis de condôminos.

São tarefas que ocupam o tempo e que exigem grande conhecimento administrativo. Nem sempre o síndico tem a experiência necessária para lidar com todos esses afazeres.

Nesse contexto, a administradora de condomínios surge para dar o suporte e o apoio necessários nas atividades de gestão.

Entre os principais serviços, destaca-se:

• Gestão de recursos humanos: gerenciar a folha de pagamento dos colaboradores, formalizar contratos de trabalho e contratar novos fornecedores de serviços.
• Gestão jurídica: experiência para oferecer assessoria jurídica ao condomínio, com atuação em casos de inadimplência e na condução de cobranças judiciais.
• Gestão administrativa: responsável por emitir e enviar mensalmente os boletos de taxa condominial aos moradores, controlar a inadimplência, gerenciar todos os aspectos fiscais e contábeis do condomínio e organizar a prestação de contas, além de toda a documentação.
• Gestão financeira: oferecer assessoria para a previsão orçamentária anual, gerenciar o fundo de reserva e as contas a pagar, apresentar relatórios de receitas e despesas do condomínio e administrar a conta bancária.

Vale lembrar que a administradora não toma decisões nem age diretamente. Ela apenas alerta o representante legal do condomínio para tomar as medidas necessárias. A decisão final é do síndico, que assume o risco caso opte por não agir.

O papel de uma administradora

Já não é de hoje que o papel da administradora de condomínios mudou. Os principais fatores que determinaram essa mudança foram:

• o avanço tecnológico;
• o comportamento das pessoas;
• o crescimento de empreendimentos verticais e horizontais;
• a própria dinâmica da vida condominial.

Todos eles, de fato, influenciaram na mudança do papel dessas empresas, que é bem mais amplo.

Atualmente, a administradora não trata somente da emissão de boletos e do atendimento ao condômino. Ela é capaz de cuidar de aproximadamente 200 atividades distribuídas pelas áreas administrativa, financeira e de recursos humanos.

Além disso, é a grande provedora de tecnologia para administrar o condomínio. Por meio dos investimentos que a administradora faz, os condomínios contam com recursos digitais para o controle da gestão.

Por que contratar uma administradora de condomínios?

Contratar uma administradora de condomínios pode trazer várias vantagens para os síndicos e os moradores do condomínio.

1. Experiência financeira: uma administradora pode cuidar das finanças de forma profissional, evitando atraso de pagamento e garantindo transparência nas contas.
2. Cumprimento da legislação: as leis que envolvem condomínios podem ser complexas e variar conforme a região. Uma administradora se mantém atualizada sobre a legislação e assegura que o condomínio esteja sempre em conformidade.
3. Economia de recursos: auxiliam o síndico na compra e gestão de estoque de materiais, evitando desperdício e mau uso.
4. Assessoria na contratação de serviços: uma administradora de condomínios pode recomendar profissionais e empresas confiáveis, já que lida com essas demandas diariamente.
5. Gestão de colaboradores: a administradora passa a realizar a folha de pagamento, organização de equipe e as demais atividades que envolvem os colaboradores do condomínio.

A administradora substitui o síndico?

Não substitui, o síndico é indispensável em um condomínio. Isso porque, por lei, é o representante legal do condomínio.

O papel da administradora é complementar o trabalho do síndico, trazendo suporte para facilitar a gestão eficiente do condomínio.

Ela contribui para que a administração seja mais organizada e alcance melhores resultados, especialmente em áreas como a gestão financeira e operacional.

Quando contratar uma administradora de condomínios

Uma administradora de condomínios pode trazer uma visão imparcial e profissional para a tomada de decisões, o que pode ajudar a evitar conflitos entre os moradores.

Um síndico deve considerar a contratação de uma administradora de condomínios quando percebe que não possui tempo suficiente ou conhecimento técnico para administrar o condomínio de forma eficiente.

Outro ponto a se pensar é que as empresas possuem funcionários treinados e com experiência no trato com os condôminos, sendo isso fundamental para a boa convivência do prédio.

Como escolher uma administradora para o condomínio

A administradora de condomínios pode ajudar o síndico a gerenciar as finanças do condomínio, lidar com questões legais, supervisionar os funcionários do condomínio, prestar contas aos moradores e ajudar a planejar e realizar projetos para melhorar o condomínio.

Confira a seguir alguns fatores a serem analisados:

• Considere o tempo de atuação e a experiência no mercado;
• Consulte sobre as tecnologias e serviços utilizados;
• Verifique se a empresa está em dia com documentações, se possui certificações;
• Visite a sede e verifique o atendimento ao cliente;
• Solicite o modelo de prestação de contas;
• Avalie o custo-benefício;
• Observe se a administradora está vinculada às entidades dos setores.

E as taxas, e os gastos com os bancos? Como um condomínio pode ser auxiliado?

Quando entramos na questão de contas e movimentações bancárias, sabemos que um condomínio não é em sua natureza uma empresa ou microempresa. 

Portanto, as taxas aplicadas pelos bancos tradicionais para realizar pagamentos, transferência, manutenção de conta e outros trâmites diversos, acabam se tornando inviáveis, onde o condomínio literalmente “joga dinheiro fora”, dinheiro este que poderia ser reinvestido para valorização do imóvel coletivo.

Sabendo disso, tanto o síndico como a administradora de condomínio, por ter experiência no assunto, devem sempre buscar uma solução vantajosa para todos. 

Justamente nesse sentido foi criado o CondoConta, o banco oficial dos condomínios brasileiros, de fato um banco que veio para reduzir os gastos.

Pensando nesse tipo de dificuldade encontrada pelos síndicos e gestores condominiais, um banco especialmente desenhado para condomínios foi criado e desenvolvido em ambiente 100% digital e seguro.

Veja também: Descubra por que se tornar uma administradora parceira do CondoConta

Vantagens de um banco digital

Para entender a diferença entre um banco digital e um banco tradicional, vamos elencar todos os benefícios que o CondoConta oferece para condomínios e consequentemente para as administradoras:

• No CondoConta as administradoras de condomínio são isentas de taxas de manutenção e outros custos bancários;
• Os boletos e as prestações de contas são gerados de forma automatizada e você não paga nada a mais por isso;
• Ganho de tempo, já que o banco digital automatiza parte do serviço para você;
• O banco digital sabe da importância de ajudar os condomínios com soluções financeiras;
• Menos burocracia ao tratar com os síndicos dos condomínios, já que a transparência é uma das maiores virtudes do banco digital;
• Com tanta modernidade e mais tempo para focar no que interessa, você pode conquistar ainda mais condomínios para administrar.
• Todo procedimento é feito online, desde a abertura da sua conta digital, até o pagamento de boletos, transferências e qualquer trâmite bancário.

Para administradoras: como capturar mais clientes

A missão de aumentar o número de clientes de uma administradora de condomínios requer uma postura proativa e estruturada na prospecção estratégica do mercado.

A indicação de síndicos e condôminos é importante para a expansão dos negócios, mas existem outros recursos que podem garantir o crescimento do portfólio de clientes e da geração de receitas.

Veja também: Como otimizar processos de uma administradora de condomínios

1) Encontre os condomínios condizentes com o seu perfil

Contar com uma plataforma que permita a automação de tarefas diárias irá compilar uma base de dados estratégicos em um único local. Assim fica fácil extrair e analisar informações relevantes sobre o perfil do seu público-alvo.

2) Seja tecnológico

Ao prospectar o mercado, lembre-se de que usamos smartphones, tablets e computadores para gerenciar tarefas, que estão cada vez mais interligadas e conectadas entre si. Mostre que a tecnologia é uma aliada de sua administradora de condomínios. Inovar nas tarefas do dia a dia é fundamental para a geração de valor.

3) Foque em entregar a melhor experiência

Em um mercado “comoditizado” como é o da administração de condomínios, é essencial que sua administradora crie diferenciais competitivos para se sobressair. Afinal, quem não percebe valor na sua prestação de serviços, tende a fazer comparações injustas, baseadas apenas no preço de mercado, no momento de decidir por um novo parceiro. Lembra do CondoConta? Então, zerar as tarifas bancárias e entregar transparência na prestação de contas para o condomínio já são dois diferenciais importantes, concorda?

4) Saiba o que seus clientes dizem sobre você

Conhecer o índice de recomendação de sua administradora é importante para apoiar sua estratégia de prospecção de mercado. Um cliente insatisfeito pode ser a causa da perda de um negócio importante. Ao passo que, um cliente que mantenha uma relação saudável com sua empresa, pode personificar e dar voz à qualidade dos seus serviços.

5) Promova encontros com síndicos

As ações de relacionamento sempre funcionam como uma base importante para a prospecção e servem para estreitar laços e, ao mesmo tempo, agregar valor. Por isso, é importante oferecer conteúdo relevante para esse encontro. Sua administradora de condomínios pode organizar eventos como minicursos, palestras e workshops, que sirvam como referenciais para esse público.

6) Participe de eventos do segmento

Eventos do setor são um termômetro do mercado e funcionam como vetores de atualização técnica e estratégica. Outro benefício de manter uma participação ativa em eventos é a ampliação da rede de parceiros. Para uma administradora de condomínios, conectar-se com prestadoras de serviço pode resultar em geração de mais valor para as suas entregas.

Com isso, uma administradora especializada em condomínios pode ir além, auxiliando e orientando as construtoras em projetos de empreendimentos novos (visando facilitar a vida cotidiana desses condomínios e baratear os custos de sua manutenção); orientando e intermediando a relação entre o condomínio e “síndicos profissionais”, entre outros.

Lembre-se, investir em uma boa administração é investir na qualidade de vida de todos os moradores. Dê esse passo e veja como seu condomínio pode se tornar um lugar ainda mais agradável e organizado para todos.