Finanças condominiais: hábitos essenciais para manter a conta organizada

Gerenciar finanças de um condomínio exige muita organização, planejamento e transparência, uma vez que o processo envolve a administração do dinheiro de diversas pessoas.

Para te ajudar com este desafio o time CondoConta criou um guia completo sobre como lidar com essa responsabilidade da melhor maneira possível. 

Gestão das finanças condominiais: primeiros passos.

No que diz respeito à complexidade, podemos comparar a gestão financeira de um condomínio com o processo de gestão financeira de uma empresa, visto que o dinheiro pode ter várias fontes e vários destinos, por isso, o controle de entrada e saída de caixa é essencial para não se perder nas contas. Em condomínios, é fundamental trabalhar com previsibilidade da receita, ou seja, como o condomínio não visa lucro ou geração de caixa (como as empresas), a Previsão Orçamentária geralmente é justa.

É de extrema importância que o síndico acompanhe todos os condôminos inadimplentes, visto que qualquer percentual de inadimplência mensal, ou até mesmo um simples atraso de pagamento pode provocar falta de caixa para o condomínio cumprir com suas obrigações financeiras (funcionários, fornecedores, impostos, entre outros) e até mesmo prejudicar o dia a dia do síndico, pois sendo morador deve este parar suas atividades principais para “correr atrás da inadimplência” e sendo profissional acaba perdendo seu ritmo de trabalho e atenção aos condôminos somente para realizar um ato burocrático de cobrança. Acompanhar online, direto da conta do próprio condomínio (fonte financeira, evitando troca de informações por relatórios de sistemas) o fluxo de boletos (pagos e atrasados), a previsão de orçamento para pagamento dos salários dos colaboradores, agendamentos de pagamentos realizados e o orçamento disponível para eventuais encargos e despesas de manutenção, é essencial para gestão automatizada de um condomínio, independente do tamanho, imagine agora de uma carteira de condomínios (síndicos profissionais e administradoras)

Planejamento financeiro: como fazer?

Antes de mais nada, é necessário observar quais são as principais despesas, sejam elas recorrentes ou não. É normal que despesas com manutenções inesperadas apareçam de vez em quando, causando impacto no orçamento, por isso, é preciso observar a frequência que essas “manutenções surpresa” ocorrem, e, se necessário, considerar aumentar o número de inspeções para prevenir-se de maiores prejuízos no futuro. Para que o planejamento seja feito da maneira mais assertiva e saudável possível, a principal dica é: estabeleça os orçamentos de acordo com o valor arrecadado pelo condomínio, para que os gastos não superem o valor da receita.

O planejamento financeiro de um condomínio deve levar em consideração as seguintes despesas:

• Valor do fundo de reserva para gastos não previstos no orçamento;
• Média de gastos ordinários baseada nos anos anteriores;
• Previsão de condôminos inadimplentes. Segundo a Aabic, a média de inadimplência é de 10%, entretanto, aconselha-se verificar o histórico do condomínio;
• Despesas regulares como salários mensais e 13° dos funcionários, manutenções regulares, limpeza, dedetização, etc);
• Fundo de reserva para obras (aconselhável);
• Orçamento para lista de benfeitorias (aconselha-se ordenar por prioridade).

Para ajudar a manter o controle sob as finanças do condomínio, considere tomar algumas medidas que tenham como objetivo reduzir custos, tais como:

• Instalar sensores de luz para economizar energia;
• Investir em um sistema de portaria remota;
• Realizar manutenções preventivas regulares;
• Implementação de medidas sustentáveis, como painéis solares, utilização de objetos e ferramentas reutilizáveis, sistemas de reutilização de água e envio de correspondências, avisos e cobranças digitalmente.

Estes são os principais fatores a serem considerados ao elaborar o planejamento financeiro do condomínio, contudo, deve-se pesquisar e considerar outras particularidades e necessidades do seu condomínio, para que todas as expectativas estejam alinhadas com a sua realidade.

Previsão orçamentária: como fazer?

1. Estude o histórico do seu condomínio

A previsão orçamentária tem como papel principal evitar qualquer tipo de prejuízo não calculado. Para tal, o síndico deve ter pleno conhecimento sobre, no mínimo, os 24 meses anteriores à sua gestão, para que seja possível estimar de forma mais próxima possível, os gastos previstos para os próximos 12 meses.

Aconselha-se manter todo o histórico documentado e controlado em uma planilha detalhada que ficará disponível para os gestores e servirá como base para as próximas gestões.

1. Liste os gastos ordinários

Faça uma lista de todos os gastos mensais fixos ou rotineiros do condomínio, de acordo com as informações obtidas pelo histórico. Para cada despesa, estipule uma média financeira (para mais, se possível) destinada a cada atividade. É importante estabelecer médias que sejam saudáveis para o seu orçamento e que sejam condizentes com a realidade financeira da demanda, neste caso, além do estudo de histórico, também é recomendado realizar uma pesquisa de mercado para atribuir uma média mais assertiva. Para tornar o processo de organização mais fácil, separe os gastos mês a mês em pequenos grupos como:

• Folha de pagamento;
• Reparo, manutenção e conservação;
• Despesas de consumo (água, luz, gás, energia, etc);
• Despesas administrativas (síndico e administradoras);
• Materiais de consumo (produtos de limpeza, higiene, uniformes, café, etc)
• Despesas gerais reembolsadas (cópias, correio, seguro, etc)

1. Analise os reajustes anuais

Grande parte dos contratos relativos a assuntos condominiais utilizam índices como IGPM (Índice Geral de Preços do Mercado) como base para reajuste. Analise a data de cada vencimento para que o IGPM seja aplicado da forma correta. Lembre-se de que o IGP-M se aplica a partir do vencimento de cada contrato. Outro reajuste diz respeito aos salários dos funcionários, e, para o controle deste, deve-se acompanhar de perto os reajustes acordados pelo próprio sindicato, que pode variar de acordo com a sua região.

1. Não se esqueça dos inadimplentes

A inadimplência é um dos principais problemas enfrentados na gestão financeira de um condomínio. Considere a taxa de inadimplência de acordo com o histórico do seu condomínio e acompanhe tudo de perto para que esse percentual não aumente e prejudique ainda mais a previsão orçamentária do seu condomínio.

1. Considere gastos emergenciais

Imprevistos acontecem, mas isso não significa que não devemos estar preparados para este tipo de situação. Despesas emergenciais são comuns e também devem estar previstas na previsão orçamentária. Dedique uma parte do seu orçamento para se antecipar com este tipo de custo.

1. Deixe uma folga no seu orçamento

Ao prever despesas, é importante que o orçamento possua uma pequena “folga” entre 4% a 5% a mais do valor estipulado, para que as contas permaneçam no azul a cada fim de mês e permita uma gestão mais saudável e tranquila.

1. Apresentação e aprovação em assembleia

Com todo o planejamento em mãos, é hora de apresentá-lo em assembleia. Para isso, é importante que o síndico tenha propriedade sobre o conteúdo que será apresentado, assim, será muito mais fácil responder dúvidas e argumentar sobre as decisões, além de passar a confiança necessária de que o dinheiro dos condôminos está sendo bem direcionado, afinal, é sobre o  dinheiro deles que estamos falando.

Evite acumular dívidas ou solicitar empréstimos 

Caso a verba necessária não seja o suficiente, considere conversar com os condôminos sobre as possibilidades antes de tomar qualquer decisão. Dívidas e empréstimos costumam possuir taxas e juros altíssimos que saem facilmente do nosso controle, comprometendo todo o trabalho de gestão financeira do condomínio.

Organização é tudo

Toda boa gestão necessita de uma ótima organização. O gestor lida diariamente com diversos documentos e registros importantes para o histórico e funcionamento do condomínio. Procure organizar e controlar documentos que podem ser cobrados em assembleias e prestações de contas, como:

• atas de assembleias e reuniões;
• notificações e avisos enviados aos condôminos;
• relatório anual de receitas e despesas;
• notas fiscais de serviços prestados;
• certidões negativas relacionadas ao condomínio.

É importante frisar que estes documentos também serão essenciais para as gestões futuras do condomínio e até mesmo casos judiciais.

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