Introdução

A gestão de condomínios envolve diversas responsabilidades tanto ao síndico quanto à administradora, por isso, é normal que surjam dúvidas e questionamentos referentes à gestão administrativa ou financeira do complexo.
Aqui você irá encontrar orientações para as principais dúvidas referente a administração de condomínios em geral.

Gestão financeira

Atualmente os condomínios procuram bancos com experiência voltada para condomínios, e com a possibilidade de zerar os custos básicos, com boletos, movimentações, tarifas, podendo também aplicar o Fundo de Reserva para que este renda acima da poupança e de forma segura. Assim, elimina-se a necessidade de ir agência e pagar taxas desnecessárias.
Controle de fluxo de caixa, controle de inadimplência e prestação de contas. Dentre as responsabilidades de um síndico quanto à gestão financeira do condomínio, podemos citar, de forma geral, o controle do fluxo de caixa como gastos com pessoal, manutenção e melhorias, controle de inadimplência e a prestação de contas mensal
Emissões e cobranças, pagamentos, gestão fiscal e tributária e prestação de contas. Segundo a AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo), as responsabilidades financeiras de uma administradora de condomínios vai muito além de emitir boletos e cobrar inadimplentes. Dentro de cada responsabilidade citada acima, cabe à administradora tratar de todos os assuntos relacionados a elas.
O papel do síndico é ter conhecimento sobre as finanças do local, realizar o planejamento orçamentário com todos os gastos e receitas previstas, inclusive em relação à inadimplências. O síndico deve liderar a administração condominial, ter conhecimento e controle sobre todas as finanças, principalmente em relação a valores movimentados no caixa. Para isso, é essencial que o síndico possua um perfil organizado e analítico para administrar a gestão financeira do condomínio.
A previsão orçamentária nada mais é do que um planejamento de gastos que prevê todos os investimentos, custos e despesas, para que seja possível direcionar tomadas de decisões mais assertivas. A previsão orçamentária para condomínios, prevê, basicamente, a projeção de gastos com manutenção e conservação de equipamentos, contas de consumo, jardim, folha de pagamento, despesas administrativas, gastos diversos, fundo de reserva, entre outros. Para isso, é importante levar em consideração o histórico de gastos do condomínio, para que não haja nenhuma surpresa indesejada.
Gerir um condomínio envolve diversas responsabilidades, e pode ser um grande desafio para os síndicos de primeira viagem. Entre os cuidados mais importantes que deve ter ao assumir a gestão de um condomínio é: ter pleno conhecimento sobre a situação geral do complexo, levantar informações sobre a gestão anterior, analisar o quadro de funcionários, verificar quais são os equipamentos disponíveis e seus respectivos estados de conservação, e, entender as leis condominiais e obrigações de um gestor condominial.

Administração

Previsão orçamentária, despesas, gestão e prestação de contas. As assembleias são reuniões indispensáveis para garantir a transparência e o bom funcionamento da gestão financeira condominial. É nessas reuniões que os moradores, proprietários e síndicos se reúnem para discutir sobre o tema , onde cada decisão pela maioria deliberada e aprovada deve ser acatada por todos os condôminos, sem exceção.
Depende do que diz a convenção ou regulamento interno. A dinâmica de advertências e multas depende do que foi definido no regimento interno do condomínio, portanto, a aplicação direta da multa é permitida, desde que esteja prevista no regulamento. Quanto a situações recorrentes consideradas pouco graves, pode-se aplicar uma advertência antes de aplicar a multa.
A Assembleia Geral Ordinária (AGO) deve ocorrer, obrigatoriamente, segundo o código civil, uma vez ao ano, enquanto a Assembleia Geral Extraordinária (AGE) pode ser convocada sempre que necessário. Para convocar uma assembleia, o síndico precisa se certificar de que todos os condôminos foram convocados e têm conhecimento da data, pautas, horário e o local da assembleia, caso contrário a mesma pode ser impugnada. É de extrema importância que o edital de convocação seja claro, explicite todas as pautas, e seja distribuído em todos os meios e canais possíveis, como avisos no hall de entrada, mensagem via WhatsApp, e-mail ou até mesmo cartas impressas.
O reajuste da taxa condominial deve ser decidido durante Assembleia Geral Ordinária levando em consideração todas as despesas do condomínio. Para reajustar a taxa de condomínio é recomendado levar em consideração fatores como o histórico de despesas, investimentos futuros, inadimplência de condôminos, o panorama atual das contas, dissídios e encargos trabalhistas, contas de consumo (água e luz), despesas e contratos de manutenção, possíveis gastos extras de fim de ano além do valor estipulado para uma margem de segurança.
Em casos de despesas extras, convoque uma assembleia geral extraordinária para apresentar o demonstrativo financeiro e justificar sua necessidade. O intuito da AGE será deliberar sobre o valor emergencial previsto para concluir as demandas do ano. Somente a partir da autorização deliberada em assembleia, será permitido cobrar qualquer taxa extra dos moradores.
O Conselho Fiscal ou Consultivo serve para cuidar da prestação de contas e supervisão dos gastos do condomínio, sugerindo assim ao final de cada exercício a aprovação ou não das contas. Segundo o artigo 1356 do novo código civil, a eleição de um conselho fiscal em condomínios é opcional, embora seja de grande importância para a saúde financeira do condomínio. Este conselho é formado pelos próprios condôminos, que têm a função de acompanhar as finanças do condomínio, contribuindo apenas com recomendações de aprovação ou reprovação, pois a decisão final estará sempre sob responsabilidade dos membros da assembleia com um coletivo.
Não. Esse tipo de gestão era comum quando não haviam instituições que não atendiam todas as necessidades de gestão condominial. Esse tipo de gestão descentralizada complica todo processo, tornando-o muito mais passível de erros e perda de informações. Por ser um banco digital totalmente voltado para esse tipo de necessidade , o CondoConta oferece todas as funcionalidades necessárias para uma gestão condominial tecnológica, eficiente, centralizada e descomplicada.
Os bancos tradicionais ainda exigem muita burocracia para esse tipo de serviço, sendo até mesmo necessário a mediação de um motoboy para transportar os documentos, onde no final das contas a Administradora sofre em busca de documentos, conciliações, arquivo de remessa e de retorno. O CondoConta viabiliza esse processo de maneira 100% digital, automática, em tempo real e direto pelo aplicativo, economizando tempo, dinheiro e dor de cabeça.

Legislação

Art. 1.336 / § 1o. O condômino que não pagar a sua contribuição ficará sujeito aos juros moratórios convencionados ou, não sendo previstos, os de um por cento ao mês e multa de até dois por cento sobre o débito. Segundo o Código Civil sobre condomínios, o condômino que estiver inadimplente estará sujeito às normas apresentadas no regulamento interno do condomínio, e no caso de ausência da mesma, o valor da multa será de um ou até dois por cento sobre o débito.
São elas o DIRF, RAIS e o E-Social. Quanto às obrigações tributárias de um condomínio, temos o DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte), que tem como principal objetivo, fiscalizar o Imposto de Renda; o RAIS (Relações Anuais de Informações Sociais) que tem função fiscalizar as contratações feitas pelo condomínio e o E-Social, um programa do governo federal que unifica o envio dos dados sobre trabalhadores.
Não. O ato viola diretamente o princípio constitucional da dignidade da pessoa humana previsto na Constituição Federal. Segundo o Código de Defesa do Consumidor, empresas e outras entidades são obrigadas a fornecer serviços essenciais e contínuos, são eles o tratamento e abastecimento de água, energia elétrica, gás e combustíveis. Em caso de condôminos inadimplentes, a administradora do condomínio deverá utilizar seus dispositivos previstos na legislação condominial para realizar a devida cobrança/execução das dívidas. Além disso, é importante ressaltar que o condômino inadimplente não deve ser exposto ou constrangido pelo síndico, moradores e a administradora, sob pena de responsabilidade legal.
Multa de 2%, juros e proibição de votar em assembleias, protesto de boletos vencidos (somente em alguns estados como São Paulo, Rio de Janeiro, Ceará e Amazonas), penhora e multa pós-condenação na justiça. Na recorrência de inadimplência de condôminos, o condomínio dispõe de diversas ferramentas de restrição permitidas por lei, entretanto, existem outras alternativas como restrição ao uso de áreas de lazer do condomínio, inscrição no SPC/SERASA, multa, entre outros, que devem ser analisados de forma coletiva antes de serem aplicados, pois podem gerar consequências judiciais.
Segundo o novo Código Civil: "Art. 1.335. São direitos do condômino: (...) III - votar nas deliberações da assembleia e delas participar, estando quite." É importante ressaltar que o direito de ir e vir do condômino não pode ser ferido, ou seja, se a assembleia estiver acontecendo dentro das dependências do condomínio, não é possível impedir o indivíduo inadimplente de permanecer em tais áreas, além do que, privar o condômino de se manifestar, pode ser considerado imoral perante a lei de livre-manifestação. Em razão dessas condições contraditórias, não existe um consenso sobre o assunto, entretanto, a maioria dos condomínios adotou a conduta de permitir a presença do inadimplente, porém apenas como ouvinte, privado do direito de se manifestar.
Não. De acordo com a Receita Federal, condomínios não são considerados pessoas jurídicas, pois não visam o lucro como objetivo, por este motivo, são isentos do pagamento de Imposto de Renda.
Sim, porém a inscrição só será aceita se seguir pré requisitos. Não há nada previsto em legislação que proíba a inclusão de condômino inadimplente no SPC ou SERASA, contudo, a medida deve estar prevista pela convenção do condomínio ou em ata de assembleia geral. A inscrição de devedores nestes órgãos só será permitida se o boleto condominial já tenha sido protestado em algum momento.
Sim. A prestação de contas deve ser feita em Assembleia Geral Ordinária, pelo menos uma vez ao ano. Para prestar contas da maneira correta, o síndico deve detalhar dados contábeis, responder dúvidas, apresentar despesas, gastos, etc. Para uma gestão “automatizada” o síndico pode optar por bancos ou sistemas financeiros que prestem contas diárias de forma automática.
Economia, rapidez, transparência e segurança. Bancos tradicionais não foram desenvolvidos especificamente para atender as necessidades dos condomínios, apesar de apresentarem soluções para Pessoa Jurídica e Pessoa Física. No entanto, as particularidades dos condomínios não chegam a ser atendidas plenamente por essas soluções. Sem mencionar toda a burocracia, taxas e tarifas para emissão de boletos e prestação de serviços simples.
Código Civil Art. 1.340. As despesas relativas a partes comuns de uso exclusivo de um condômino, ou de alguns deles, incumbem a quem delas se serve. O Código Civil determina que despesas relacionadas a partes comuns, mas de uso exclusivo de um condômino, são de responsabilidade de seus respectivos proprietários, enquanto o condomínio fica responsável por gastos com manutenções periódicas e a contratação de seguro obrigatório do condomínio.