Como organizar a mensageria do condomínio?

Com os condôminos passando muito mais tempo em casa, é natural que aumente o número de entregas de mercadorias. Consequentemente, é fundamental que o síndico e sua equipe saibam como organizar a mensageria do condomínio e evitar que as portarias fiquem lotadas de encomendas.

Ainda que pareça uma tarefa simples, é essencial que todo o processo de recebimento de encomendas de um condomínio esteja alinhado e organizado, garantindo que tudo seja entregue em segurança para os condôminos. 

Seja um condomínio comercial ou residencial, a construção da operação é similar e envolve o mesmo passo a passo e garantias. 

Para facilitar o processo de gestão de encomendas, separamos algumas dicas de protocolos para organizar a mensageria do condomínio com mais facilidade e segurança. 

A legislação

Existem poucas normas legais em relação à entrega de pacotes nos condomínios. Conheça o que diz a Lei nº 6.538, de 22 de Junho de 1978:

Art. 20 – Nos edifícios residenciais, com mais de um pavimento e que não disponham de portaria, é obrigatória a instalação de caixas individuais para depósito de objetos de correspondência.

Art. 22º – Os responsáveis pelos edifícios, sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, zeladores ou empregados são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação.

Fica claro, portanto, que o síndico pode ser responsabilizado por perdas e problemas relativos a entregas de encomendas no condomínio, assim como os demais funcionários do local.

Convenção

Vale lembrar que as normas sobre a mensageria do condomínio precisam constar na Convenção Condominial e/ou no Regimento Interno. Elas devem estar bem detalhadas e trazer informações, como:

• Como deve ocorrer o recebimento de uma entrega no condomínio? 
• Quais etapas devem ser cumpridas até que a encomenda chegue às mãos do morador?

Todas as práticas estabelecidas devem ser levadas à assembleia do condomínio, onde os condôminos poderão aprovar, complementar ou discordar dos processos propostos. 

Tipos de correspondências e encomendas

Cartas registradas, documentos, telegramas ou citação judicial

Essas correspondências exigem muita atenção, já que o extravio pode gerar transtornos e prejuízo para as partes envolvidas. O ideal é que o funcionário que receba protocole a correspondência e peça aos condôminos que assinem o livro de controle após as receberem. Vale ressaltar que a entrega deve ser feita pessoalmente ao destinatário, tanto para colher a assinatura, quanto para maior proteção dos colaboradores responsáveis. 

 Mercadoria de pequeno volume e peso

Nesse caso, é comum que os moradores esqueçam as encomendas na portaria, especialmente aqueles que entram e saem do condomínio sempre pelas garagens. Por isso, é importante que o funcionário responsável seja proativo na hora de entregar cada item, caso contrário caixas podem se acumular na portaria e as chances de erros aumentam. 

 Mercadoria de grande volume e peso

O ideal é que as regras para a entrega desse tipo de mercadoria estejam previstas no regulamento interno do condomínio, estabelecendo tamanho e peso, visando respeitar o espaço físico da expedição e a integridade física dos funcionários.

Como evitar problemas na mensageria do condomínio?

Ao traçar um plano para organizar a mensageria do condomínio, há alguns detalhes que o síndico e os condôminos precisam ficar atentos. Confira:

1. O entregador pode entrar no condomínio e ir até a porta da unidade para efetuar a entrega?
2. Quando a entrada é permitida, existe um horário limite para isso? 
3. Se o entregador não pode entrar no condomínio, o condômino precisa obrigatoriamente buscar o produto na portaria imediatamente após a chegada ou há um prazo específico de tempo para a retirada?
4. Como o porteiro/zelador deve avisar aos moradores sobre a entrega de pacotes? Pelo interfone? Ou por registro em aplicativos específicos?

Todas essas questões devem ser analisadas e discutidas em conjunto com os condôminos, preferencialmente em reunião de assembleia.

Além disso, é necessário refletir sobre outros detalhes quanto à mensageria do condomínio:

Armazenamento de pacotes

É necessário que exista um local adequado e específico para o armazenamento de pacotes recebidos no condomínio. Nos casos de condomínios maiores, com muitas unidades, vale a pena dispor de um ambiente apenas para manter tudo organizado. 

Regimento Interno e Convenção 

Todas as decisões tomadas em reunião de assembleia sobre o recebimento de encomendas e repasse para moradores deverão ser votadas e adicionadas à Convenção e ao Regimento Interno do condomínio. Deste modo, as regras quanto à mensageria do condomínio estarão disponíveis para todos, sempre que necessário.

Treinamento de porteiros e demais funcionários 

Depois de organizar todos os processos envolvidos na chegada de encomendas, é fundamental que a gestão repasse as novas regras aos funcionários do condomínio, especialmente os que atuam na recepção/portaria.

Invista em tecnologia

Uma das funções do síndico é encontrar o equilíbrio entre a comodidade e a segurança para os condôminos. Nessa hora, é interessante contar com dispositivos que auxiliem na gestão do condomínio de forma simples e prática.

A dica, portanto, é investir em tecnologia. Já existem aplicativos específicos para resolver dificuldades e facilitar a gestão condominial. Eles permitem, inclusive, gerenciar as correspondências e encomendas, avisando aos condôminos sobre a entrega por meio de uma simples notificação no smartphone.

Portaria remota

Nos condomínios com portaria remota, a própria empresa prestadora do serviço já tem um procedimento e o condomínio deve disponibilizar um espaço específico para que o carteiro coloque as correspondências. A distribuição é feita pelo zelador ou outro funcionário encarregado da tarefa. 

Quanto às encomendas, o recebimento deve ser das 8 às 18 horas pelo zelador, manutencista ou auxiliar de serviços gerais – ou enquanto houver funcionários trabalhando. 

O procedimento para retirada é idêntico ao de portaria presencial: mediante assinatura em protocolo. Geralmente condomínios com portaria remota trabalham com horários específicos para atender a todos.

Armários inteligentes

A adesão aos armários inteligentes já era tendência. Com a pandemia, muitos condomínios tiraram a ideia do papel e implantaram o projeto, que oferece diversas vantagens, como:

• logística 
• segurança
• comodidade e conveniência
• elimina contato com entregadores ou funcionários
• otimiza recursos: libera espaço físico para guarda e funcionário da tarefa

Funciona assim: quando uma encomenda é alocada no armário inteligente pelo entregador, o condômino é notificado em seu celular (aplicativo, SMS, e-mail, whatsapp) para fazer a retirada. 

Os armários inteligentes podem ter diversos tamanhos e, inclusive térmicos, para armazenar alimentos. É uma ótima ideia para modernizar a mensageria do condomínio, concorda? 

Como vimos, a mensageria do condomínio não é um item opcional. Trata-se de uma necessidade real, que precisa ser estudada e organizada de acordo com o histórico e demanda de cada condomínio.